”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär konceptet Visual workplace?
Visual workplace, visuell arbetsplats definieras av enheter med ett ökad medarbetar engagemang, utformade för att visuellt dela information om organisationens verksamhet, för att göra människors och maskiners prestanda säkrare, mer exakt, mer repeterbar och mer tillförlitlig. Ju mer processen blir visuell, desto bättre utfall. På en effektiv visuell arbetsplats kan denna informationsnivå ses och förstås utan coachning, övervakning eller behov av en förklaring – i bästa fall utan att säga ett ord, säkerställer att standarder följs. En arbetsplats som är självinstruerande.
Visual Workplace innebär att skapa en arbetsmiljö där information och processer är visuellt tydliga och lättillgängliga för alla medarbetare. Detta görs genom att använda visuella verktyg som skyltar, färgkodning, diagram och andra visuella hjälpmedel för att kommunicera viktig information snabbt och effektivt.
Nyckelkomponenter av Visual Workplace
Genom att implementera nyckelkomponenter kan företag skapa en arbetsmiljö som är mer effektiv, säker och engagerande för alla medarbetare.
- Visuella signaler: Användning av visuella signaler som skyltar, färgkodning och markeringar för att tydligt kommunicera information om arbetsprocesser, säkerhet och standarder. Detta gör det lättare för medarbetarna att snabbt förstå och följa instruktioner.
- Visuella kontroller: Implementering av visuella kontroller som kanban-tavlor, andon-system och andra verktyg för att övervaka och styra arbetsflödet. Dessa verktyg hjälper till att identifiera problem och säkerställa att arbetsprocesserna följs korrekt.
- Visuella standarder: Skapande av visuella standarder och riktlinjer som alla medarbetare kan följa för att säkerställa konsekvent och effektivt arbete. Detta inkluderar att ha tydliga instruktioner och standardiserade arbetsmetoder.
- Visuella arbetsinstruktioner: Användning av visuella arbetsinstruktioner som bilder, diagram och flödesscheman för att tydligt visa hur arbetsuppgifter ska utföras. Detta minskar risken för missförstånd och fel.
- Visuella mätningar: Implementering av visuella mätningar och indikatorer för att övervaka prestanda och identifiera förbättringsområden. Detta kan inkludera att använda grafer och diagram för att visa produktionsdata och kvalitetsmått.
- Visuella arbetsplatser: Skapande av visuella arbetsplatser där verktyg, material och utrustning är tydligt märkta och organiserade för att underlätta arbetsflödet och minska slöseri.
- Visuella ledningssystem: Användning av visuella ledningssystem för att övervaka och styra hela produktionsprocessen, inklusive planering, schemaläggning och resursallokering.
- Visuella förbättringstavlor: Implementering av visuella förbättringstavlor där medarbetarna kan rapportera problem, föreslå förbättringar och följa upp åtgärder. Detta främjar en kultur av kontinuerlig förbättring och engagemang.
Fördelar
Att implementera Visual Workplace har många fördelar som kan förbättra effektiviteten och arbetsmiljön i en organisation.
- Tydlig information: Visuella signaler och hjälpmedel gör det lättare för medarbetarna att snabbt förstå och följa instruktioner, vilket förbättrar kommunikationen inom teamet.
- Minskade missförstånd: Genom att använda visuella verktyg minskar risken för missförstånd och felaktig information.
- Snabbare beslutsfattande: Visuella kontroller och indikatorer gör det möjligt för medarbetarna att snabbt identifiera problem och fatta beslut, vilket ökar effektiviteten.
- Minskad slöseri: Genom att göra information och processer visuellt tydliga kan företag minska slöseri och ineffektivitet, vilket leder till ökad produktivitet.
- Identifiering av risker: Visuella signaler och kontroller kan hjälpa till att identifiera och förebygga säkerhetsrisker, vilket förbättrar arbetsmiljön.
- Ökad medvetenhet: Genom att använda visuella hjälpmedel kan medarbetarna bli mer medvetna om säkerhetsstandarder och följa dem noggrant.
- Standardiserade arbetsmetoder: Genom att använda visuella standarder och arbetsinstruktioner kan företag minska antalet fel och defekter i produktionen.
- Tydliga instruktioner: Visuella arbetsinstruktioner gör det lättare för medarbetarna att utföra sina arbetsuppgifter korrekt och konsekvent.
- Självinstruerande arbetsplats: En visuell arbetsplats gör det lättare för medarbetarna att förstå och engagera sig i arbetsprocesserna, vilket ökar deras motivation och engagemang.
- Kontinuerlig förbättring: Visuella förbättringstavlor och feedbacksystem främjar en kultur av kontinuerlig förbättring och engagemang.
- Ökad medarbetarengagemang: En visuell arbetsplats gör det lättare för medarbetarna att förstå och engagera sig i arbetsprocesserna, vilket ökar deras motivation och engagemang.
- Minskad stress: Genom att ha tydliga visuella signaler och instruktioner kan medarbetarna känna sig tryggare och mer självsäkra i sitt arbete, vilket minskar stressnivåerna.
- Minskade antal fel: Genom att använda visuella standarder och arbetsinstruktioner kan företag minska antalet fel och defekter i produktionen.
- Högre precision: Visuella kontroller och mätningar hjälper till att säkerställa att arbetsuppgifterna utförs med hög precision och noggrannhet.
- Snabbare anpassning: Genom att ha visuella verktyg och system kan företag snabbare anpassa sig till förändringar i marknaden eller kundernas behov.
- Förbättrad innovation: Genom att frigöra tid och resurser kan företag fokusera mer på innovation och utveckling av nya produkter och tjänster.
- Optimerad användning av resurser: Genom att eliminera slöseri och ineffektiva processer kan företag använda sina resurser mer effektivt, vilket minskar kostnader och miljöpåverkan.
- Minskad energiförbrukning: Genom att förbättra processer och eliminera ineffektivitet kan energiförbrukningen minskas, vilket bidrar till hållbarhet.
- Snabbare leveranser: Genom att eliminera slöseri och ineffektiva processer kan produktionstiderna minskas, vilket leder till snabbare leveranser till kunderna.
- Högre kundtillfredsställelse: Genom att leverera produkter och tjänster av högre kvalitet och snabbare kan kundtillfredsställelsen öka.
Nackdelar
Att implementera Visual Workplace har många fördelar, men det finns också potentiella nackdelar att vara medveten om. Genom att vara medveten om dessa nackdelar kan organisationer bättre förbereda sig för att hantera dem och maximera fördelarna med att implementera Visual Workplace.
- Kostnader för implementering: Att utveckla och implementera visuella verktyg och system kan vara kostsamt och kräva betydande initiala investeringar i tid, pengar och resurser.
- Motstånd från medarbetare: Medarbetare kan vara motvilliga att anamma nya visuella verktyg och förändringar i arbetsprocesser, vilket kan försvåra implementeringen av Visual Workplace.
- Kontinuerligt underhåll: Visuella verktyg och system kräver regelbundet underhåll och uppdatering för att förbli effektiva, vilket kan innebära ytterligare kostnader och resurser.
- Komplexa system: Att skapa och underhålla visuella system kan vara komplext och kräva specialiserad kunskap och expertis.
- Överförenklade lösningar: I strävan att göra information och processer visuellt tydliga kan vissa lösningar bli för enkla och inte ta hänsyn till alla användarbehov och scenarier.
- Rigida processer: Att skapa standardiserade visuella processer kan ibland leda till mindre flexibla och anpassningsbara arbetsmetoder.
Steg-för-steg guide
Genom att följa steg kan man effektivt implementera Visual Workplace i organisationen och förbättra kvaliteten och effektiviteten i arbetsprocesser.
- Förberedelse och planering: Kartlägg nuvarande processer, analysera och dokumentera nuvarande arbetsprocesser för att identifiera områden som kan förbättras med visuella verktyg. Definiera mål, sätt tydliga mål för vad du vill uppnå med Visual Workplace, såsom förbättrad effektivitet, säkerhet eller kvalitet.
- Utveckla visuella verktyg: Utveckla visuella signaler som skyltar, färgkodning och markeringar för att tydligt kommunicera information om arbetsprocesser och säkerhet. Implementera visuella kontroller, använd verktyg som kanban-tavlor och andon-system för att övervaka och styra arbetsflödet.
- Utbilda och träna medarbetare: Utbilda medarbetarna i de nya visuella verktygen och systemen för att säkerställa att de förstår och kan använda dem effektivt. Ge praktisk träning för att säkerställa att medarbetarna är bekväma med de nya metoderna och kan utföra dem korrekt.
- Implementera Visual Workplace: Testa verktygen, implementera de visuella verktygen i en kontrollerad miljö för att säkerställa att de fungerar som avsett. Fullskalig implementering, rulla ut de visuella verktygen och systemen i hela organisationen.
- Övervaka och utvärdera: Regelbundet övervaka arbetsprocesserna för att säkerställa att de följer de visuella metoderna. Utvärdera effektiviteten av de visuella verktygen och samla in feedback från medarbetarna.
- Kontinuerlig förbättring: Samla in feedback från medarbetarna och använd den för att identifiera ytterligare förbättringsområden. Gör nödvändiga justeringar och förbättringar av de visuella verktygen baserat på feedback och utvärdering.
- Dokumentation och standardisering: Dokumentera de nya processerna och lösningarna för att säkerställa att de kan reproduceras och standardiseras. Implementera standardiserade arbetsmetoder och procedurer för att säkerställa konsekvent användning av de nya metoderna.
Organisation
Att implementera Visual Workplace kräver samarbete och engagemang från olika befattningar inom en organisation. Genom att alla befattningar i organisationen arbetar tillsammans och bidrar till användningen av Visual Workplace kan företaget förbättra sin kvalitet, effektivitet och säkerhet i arbetsprocesserna. Här är en guide för hur olika roller kan bidra till effektiv användning av Visual Workplace:
- Ledning: Ledningen bör tillhandahålla riktlinjer och stöd för implementering av Visual Workplace, samt säkerställa att alla medarbetare har tillgång till nödvändig utbildning och resurser. Regelbundet övervaka och utvärdera hur Visual Workplace-principer används för att säkerställa att de bidrar till att uppnå organisationens mål.
- Produktionschefer: Implementering av lösningar, ansvara för att implementera och övervaka Visual Workplace-lösningar inom sina ansvarsområden. Utbildning och träning, säkerställa att operatörer och underhållspersonal får den utbildning och träning som behövs för att använda Visual Workplace-lösningar effektivt. Uppföljning av resultat, mät och analysera effekterna av Visual Workplace-lösningar och identifiera förbättringsområden.
- Underhållschefer: Planering av underhåll, utveckla och implementera underhållsplaner som inkluderar Visual Workplace-lösningar för att minimera driftstopp och förlänga utrustningens livslängd. Samarbeta med produktionschefer för att säkerställa att underhållsaktiviteter inte stör produktionsschemat. Kontinuerlig förbättring, identifiera och genomföra förbättringar i underhållsprocesserna för att öka effektiviteten och minska kostnaderna.
- Operatörer: Användning av Visual Workplace-lösningar, utföra sina arbetsuppgifter med hjälp av Visual Workplace-lösningar för att säkerställa att arbetet utförs konsekvent och effektivt. Identifiera och rapportera eventuella problem eller avvikelser i produktionsprocessen till underhållspersonalen. Delta aktivt i kontinuerliga förbättringsinitiativ och föreslå förbättringar i produktionsprocesserna.
- Kvalitetsansvariga: Kvalitetskontroll, arbeta med att identifiera och eliminera grundorsaker till kvalitetsproblem med hjälp av Visual Workplace-lösningar. Övervakning av kvalitetsdata, analysera kvalitetsdata för att identifiera trender och förbättringsområden. Samarbeta med produktions- och underhållspersonal för att implementera kvalitetsförbättringar.
- HR-avdelningen: Utbildning och utveckling, ansvara för att organisera och genomföra utbildningsprogram för Visual Workplace och kontinuerlig förbättring. Arbeta för att skapa en kultur av engagemang och motivation bland medarbetarna genom att främja Visual Workplace-principer. Rekrytera medarbetare med rätt kompetens och attityd för att stödja Visual Workplace-initiativet.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Visual workplace företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Visual workplace konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Visual workplace konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
