Uppföljning

Recruitment

”Hitta rätt person – Top Talent”

Koncept som stöd i rekryteringsprocessen

Varför behöver man göra uppföljning av den nyanställde efter gjord rekrytering?

Uppföljning av den nyanställde vid en rekrytering är en viktig del av onboardingprocessen. Det handlar om att säkerställa att den nya medarbetaren får en bra start och snabbt kommer in i sina arbetsuppgifter och företagets kultur. Genom att ha en strukturerad och genomtänkt uppföljningsprocess kan arbetsgivaren säkerställa att den nyanställda känner sig välkommen, förstådd och motiverad, vilket i sin tur leder till högre produktivitet och lägre personalomsättning.

Det är viktigt att nu under introduktionen göra frekventa uppföljningar med både den nyanställde och företaget, för att se hur det går. Motsvarade det nya arbetet som förväntats och hur väl fungerar det för den nyanställde.

Viktigt även för att ta lärdom inför nya rekryteringar.

Här är några viktiga aspekter av uppföljningen

Kontinuerliga uppföljningsmöten: Regelbundna möten mellan chef och nyanställd är viktiga för att stämma av hur introduktionen går, vad som fungerar bra och vad som kan förbättras. Dessa möten ger också möjlighet att diskutera eventuella behov av extra stöd eller utbildning.
Feedback och utvärdering: Det är viktigt att samla in feedback från den nyanställda om hur de upplever introduktionen. Detta kan göras genom enkäter eller samtal. Informationen används för att utvärdera och förbättra onboardingprocessen.
Stöd och mentorskap: Att tilldela en mentor eller handledare kan vara till stor hjälp för den nyanställda. Mentorn kan ge stöd, svara på frågor och hjälpa till att navigera i den nya arbetsmiljön.
Tydliga mål och förväntningar: Under uppföljningsmötena är det viktigt att klargöra vilka mål och förväntningar som finns för den nyanställda. Detta hjälper till att skapa en tydlig bild av vad som förväntas och hur framgång kommer att mätas.
Anpassning av arbetsuppgifter: Om det visar sig att den nyanställda har svårt att komma in i vissa arbetsuppgifter kan det vara nödvändigt att anpassa dessa eller erbjuda ytterligare utbildning.

Steg-för-steg guide

Genom att följa steg kan man säkerställa en strukturerad och effektiv uppföljning av nyanställda, vilket bidrar till deras trivsel och framgång i företaget.

Första dagen: Välkomstmöte: Introducera den nyanställda till teamet och ge en översikt av företaget. Arbetsplats: Visa den nyanställda deras arbetsplats och nödvändig utrustning. Genomgång av arbetsuppgifter: Gå igenom de huvudsakliga arbetsuppgifterna och förväntningarna.
Första veckan: Introduktionsutbildning: Ge en grundläggande utbildning om företagets system, processer och policyer. Mentor: Tilldela en mentor som kan svara på frågor och ge stöd. Dagliga check-ins: Ha korta dagliga möten för att stämma av hur det går och om det finns några frågor eller problem.
Första månaden: Veckovisa uppföljningsmöten: Ha regelbundna möten för att diskutera framsteg, utmaningar och ge feedback. Utvärdering av utbildning: Kontrollera om den nyanställda behöver ytterligare utbildning eller stöd. Social integration: Uppmuntra deltagande i sociala aktiviteter och team-building övningar.
Efter tre månader: Formell utvärdering: Genomför en formell utvärdering av den nyanställdas prestation och anpassning till rollen. Feedback från den nyanställda: Samla in feedback om hur introduktionen och uppföljningen har fungerat. Justeringar: Gör nödvändiga justeringar baserat på feedback och utvärderingar.
Efter sex månader: Halvårsutvärdering: Ha ett mer omfattande möte för att diskutera långsiktiga mål och karriärutveckling. Fortsatt stöd: Säkerställ att den nyanställda fortfarande får det stöd de behöver för att lyckas i sin roll. Planering framåt: Diskutera framtida utvecklingsmöjligheter och utbildningsbehov.
Efter ett år: Årsutvärdering: Genomför en årsutvärdering för att sammanfatta det gångna året och sätta nya mål. Långsiktig planering: Diskutera karriärvägar och utvecklingsmöjligheter inom företaget. Fira framgångar: Uppmärksamma och fira den nyanställdas framgångar och bidrag till företaget.

Uppföljningsfrågor

Uppföljningsfrågor för att samla in feedback från både den nyanställda och företaget vid en rekrytering. Genom att ställa frågor kan man få en djupare förståelse för hur väl onboardingprocessen fungerar och identifiera områden för förbättring både för den nyanställda och företaget.

Frågor till den nyanställda:

Introduktionsprocessen:

Hur upplevde du din första dag/vecka på företaget?
Var introduktionen tillräckligt omfattande och hjälpsam?
Fick du tillräcklig information om dina arbetsuppgifter och företagets kultur?

Stöd och mentorskap:

Känner du att du har fått tillräckligt med stöd från din chef och kollegor?
Har du haft tillgång till en mentor eller någon som kan svara på dina frågor?

Arbetsmiljö och resurser:

Är du nöjd med din arbetsplats och de resurser som finns tillgängliga?
Finns det något som skulle kunna förbättras för att underlätta ditt arbete?

Utbildning och utveckling:

Har du fått den utbildning du behöver för att utföra ditt arbete effektivt?
Finns det några ytterligare utbildningsbehov som du har identifierat?

Allmän feedback:

Vad har fungerat bra under din introduktion?
Finns det något som du tycker kan förbättras i onboardingprocessen?

Förväntningar och verklighet:

Hur väl stämmer dina förväntningar på rollen överens med verkligheten?
Finns det några aspekter av jobbet som har överraskat dig?

Kommunikation:

Hur upplever du kommunikationen inom teamet och med din chef?
Har du fått tillräcklig information om företagets mål och strategier?

Arbetsbelastning och balans:

Hur upplever du din arbetsbelastning?
Känner du att du har en bra balans mellan arbete och fritid?

Kultur och arbetsmiljö:

Hur trivs du med företagets kultur och värderingar?
Känner du dig inkluderad och välkommen i teamet?

Personlig utveckling:

Har du haft möjlighet att utvecklas och lära dig nya saker?
Finns det några specifika områden där du skulle vilja ha mer stöd eller utbildning?

Frågor till företaget (chefer och HR):

Introduktionsprocessen:

Hur väl tycker du att introduktionen av den nyanställda har fungerat?
Har det funnits några utmaningar eller hinder under onboardingprocessen?

Stöd och mentorskap:

Har den nyanställda fått tillräckligt med stöd och vägledning?
Hur har mentorskapet fungerat, om det har funnits ett sådant?

Arbetsmiljö och resurser:

Är arbetsplatsen och de tillgängliga resurserna tillräckliga för att stödja den nyanställda?
Finns det några förbättringar som kan göras för att underlätta för nya medarbetare?

Utbildning och utveckling:

Har den nyanställda fått tillräcklig utbildning för att utföra sina arbetsuppgifter?
Finns det några ytterligare utbildningsbehov som har identifierats?

Allmän feedback:

Vad har fungerat bra under introduktionen av den nyanställda?
Finns det några områden där onboardingprocessen kan förbättras?

Rekryteringsprocessen:

Hur väl fungerade rekryteringsprocessen från företagets perspektiv?
Finns det några delar av processen som kan förbättras?

Introduktion och onboarding:

Hur väl fungerade introduktionen av den nyanställda?
Var det några utmaningar eller hinder som uppstod under onboardingprocessen?

Prestation och anpassning:

Hur väl har den nyanställda anpassat sig till rollen och företaget?
Finns det några områden där den nyanställda behöver ytterligare stöd eller utveckling?

Teamdynamik:

Hur har den nyanställda påverkat teamdynamiken?
Finns det några förändringar i teamet som har uppstått till följd av den nya anställningen?

Långsiktig potential:

Hur ser du på den nyanställdas långsiktiga potential inom företaget?
Finns det några specifika utvecklingsmöjligheter som du ser för den nyanställda?

Fördelar

Uppföljning av den nyanställde vid en rekrytering har flera fördelar, både för den nyanställda och för företaget. Genom att investera tid och resurser i en bra uppföljningsprocess kan företag skapa en positiv arbetsmiljö där nyanställda känner sig värdefulla och motiverade att bidra till företagets framgång.

Snabbare inlärning och produktivitet: En strukturerad uppföljning hjälper den nyanställda att snabbare förstå sina arbetsuppgifter och komma in i arbetet, vilket leder till ökad produktivitet.
Ökad trivsel och engagemang: Genom att visa att företaget bryr sig om den nyanställdas välbefinnande och utveckling, ökar chansen att de känner sig välkomna och engagerade i sitt arbete.
Bättre anpassning till företagskulturen: Uppföljning ger möjlighet att säkerställa att den nyanställda förstår och anpassar sig till företagets värderingar, mål och arbetsmetoder.
Minskad personalomsättning: När nyanställda känner sig stöttade och förberedda är det mindre sannolikt att de lämnar företaget tidigt, vilket minskar kostnaderna för rekrytering och utbildning.
Förbättrad kommunikation och feedback: Regelbundna uppföljningsmöten skapar en öppen dialog där både den nyanställda och företaget kan ge och ta emot feedback, vilket förbättrar arbetsrelationerna och arbetsmiljön.
Tydliga förväntningar och mål: Genom att klargöra förväntningar och mål under uppföljningen vet den nyanställda vad som förväntas av dem, vilket kan minska osäkerhet och öka prestationerna.
Stöd för personlig och professionell utveckling: Uppföljning ger möjlighet att identifiera och tillgodose den nyanställdas behov av utbildning och utveckling, vilket kan leda till ökad kompetens och karriärutveckling.
Identifiering av förbättringsområden: Genom att samla in feedback från den nyanställda kan företaget identifiera områden i onboardingprocessen som kan förbättras, vilket leder till en mer effektiv och smidig introduktion för framtida nyanställda.
Stärka företagets rykte: En väl genomförd uppföljning visar att företaget bryr sig om sina anställda, vilket kan stärka företagets rykte som en attraktiv arbetsgivare och underlätta framtida rekryteringar.
Förbättrad arbetsmoral: När nyanställda känner sig stöttade och uppskattade, bidrar det till en positiv arbetsmoral och en bättre arbetsmiljö för hela teamet.
Tidigare upptäckt av problem: Regelbundna uppföljningsmöten gör det möjligt att tidigt upptäcka och åtgärda eventuella problem eller missförstånd, vilket kan förhindra större problem längre fram.
Ökad innovation och kreativitet: Nyanställda kan komma med nya idéer och perspektiv. Genom att uppmuntra och lyssna på deras feedback kan företaget dra nytta av deras fräscha synsätt och främja innovation.
Förbättrad anpassning till förändringar: En strukturerad uppföljning hjälper den nyanställda att bättre anpassa sig till eventuella förändringar i företaget eller arbetsuppgifterna, vilket kan minska stress och öka effektiviteten.
Stöd för mångfald och inkludering: Genom att aktivt följa upp och stödja nyanställda från olika bakgrunder kan företaget främja en mer inkluderande arbetsplats och dra nytta av mångfaldens fördelar.
Långsiktig lojalitet: När nyanställda känner att företaget investerar i deras framgång och välbefinnande, ökar sannolikheten för att de blir lojala och långsiktiga medarbetare.

Nackdelar

Trots dessa potentiella nackdelar är det viktigt att komma ihåg att fördelarna med en väl genomförd uppföljning ofta överväger nackdelarna. Genom att vara medveten om dessa utmaningar kan företaget arbeta för att minimera dem och skapa en positiv och stödjande onboardingupplevelse.

Tidskrävande: Uppföljning kräver tid och resurser från både chefer och HR-personal. Regelbundna möten och utvärderingar kan vara tidskrävande och kan påverka andra arbetsuppgifter.
Ökad arbetsbelastning: För chefer och mentorer kan uppföljningen innebära en ökad arbetsbelastning, särskilt om de redan har fullt upp med sina egna arbetsuppgifter.
Risk för övervakning: Om uppföljningen inte hanteras på rätt sätt kan den nyanställda känna sig övervakad eller kontrollerad, vilket kan leda till stress och minskad arbetsglädje.
Kostnader: Att genomföra en omfattande uppföljning kan innebära extra kostnader för företaget, särskilt om det krävs ytterligare utbildning eller resurser⁴.
Möjliga konflikter: Regelbundna feedbacksessioner kan ibland leda till konflikter om det finns oenigheter om prestationer eller förväntningar. Detta kan påverka arbetsrelationerna negativt.
Risk för ineffektivitet: Om uppföljningen inte är välstrukturerad eller om feedbacken inte är konstruktiv, kan processen bli ineffektiv och inte leda till de önskade förbättringarna.
Integritetsfrågor: Det finns en risk att den nyanställda kan känna att deras integritet kränks om uppföljningen upplevs som alltför inträngande eller personlig.

Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?

Vi erbjuder uppdragsbemanning ex rekryterare som en resurs vid hela eller som en del av rekryteringsprocessen och för bästa styrning, boka projektledare. Behöver ni kommunicera grafiskt internt eller externt, anlita grafisk designer.

Intresserad?

Rekrytering | Bemanning | Utbildning

mikael@hybridwork.se

073-9282441

”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”

Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.

”Timelinespel, ett Gamification event. Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”

Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.

”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för koncepten och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”

Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.

”Ge rätt förutsättning vid införandet av koncepten med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”

Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.

”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”

Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.