”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär standardiserat arbetssätt?
Få koncept ger en så direkt markant förbättring, som som just Standardized Work. Påverkar företagets lönsamhet positivt. Att arbeta enligt ett standardiserat arbetssätt är en förutsättning för att kunna ha rätt kvalitet, arbeta effektivt, kunna köra maskiner och utrustning optimalt och som grund för kommande förbättringar. Standardiserat arbetssätt innebär att man utför arbetet (arbetsmomenten) på ett lika sätt och i rätt ordningsföljd varje gång dessa återkommer. Detta kräver att maskiner, utrustning, instruktioner, arbetsplatser också är standardiserade.
Standardized Work innebär att arbetsuppgifter utförs på ett konsekvent och standardiserat sätt varje gång de utförs. Detta innebär att alla arbetsmoment utförs i samma ordningsföljd och på samma sätt, vilket säkerställer att arbetet utförs effektivt och med hög kvalitet. Standardized Work är en förutsättning för att kunna ha rätt kvalitet, arbeta effektivt, och köra maskiner och utrustning optimalt.
Nyckelkomponenter av Standardized Work
Standardized Work är ett centralt koncept inom Lean som syftar till att skapa konsekventa och effektiva arbetsprocesser. Genom att implementera dessa nyckelkomponenter kan företag säkerställa att deras arbetsprocesser är konsekventa, effektiva och av hög kvalitet, vilket leder till förbättrad produktivitet och minskade kostnader.
- Standardiserade arbetsmetoder: Att ha tydliga och dokumenterade arbetsmetoder som alla medarbetare följer. Detta säkerställer att arbetet utförs på samma sätt varje gång och minskar variationer i processen.
- Standardiserade arbetsplatser: Att ha standardiserade arbetsplatser och utrustning som är utformade för att stödja de standardiserade arbetsmetoderna. Detta inkluderar att ha rätt verktyg och material på rätt plats för att underlätta arbetet.
- Kontinuerlig förbättring: Att regelbundet utvärdera och förbättra de standardiserade arbetsmetoderna för att säkerställa att de förblir effektiva och relevanta. Detta innebär att ständigt söka efter sätt att förbättra processerna och eliminera slöseri.
- Utbildning och träning: Att utbilda och träna medarbetarna i de standardiserade arbetsmetoderna för att säkerställa att de kan utföra arbetet korrekt och effektivt. Detta inkluderar både initial utbildning och kontinuerlig träning för att hålla kunskaperna uppdaterade.
- Dokumentation: Att ha detaljerad dokumentation av arbetsmetoderna, inklusive steg-för-steg-instruktioner och visuella hjälpmedel. Detta gör det lättare för medarbetarna att följa standarderna och säkerställer att alla har tillgång till samma information.
- Mätning och övervakning: Att regelbundet mäta och övervaka arbetsprocesserna för att säkerställa att de följer de standardiserade metoderna. Detta inkluderar att använda nyckeltal och andra mätverktyg för att spåra prestanda och identifiera områden för förbättring.
- Visuella hjälpmedel: Användning av visuella hjälpmedel som diagram, flödesscheman och bilder för att tydligt kommunicera arbetsmetoder och standarder. Detta gör det lättare för medarbetarna att förstå och följa standarderna.
- Tidsstudier: Genomföra tidsstudier för att fastställa den mest effektiva tiden för varje arbetsmoment. Detta hjälper till att identifiera och eliminera ineffektiva steg i processen.
- Balans mellan arbetsbelastning: Säkerställa att arbetsbelastningen är jämnt fördelad mellan medarbetarna för att undvika överbelastning och underutnyttjande av resurser.
- Standardiserade verktyg och material: Användning av standardiserade verktyg och material för att säkerställa att alla medarbetare har tillgång till rätt utrustning och resurser för att utföra sitt arbete effektivt.
- Kontinuerlig övervakning och justering: Regelbunden övervakning av arbetsprocesserna för att säkerställa att de följer de standardiserade metoderna och justera dem vid behov för att förbättra effektiviteten.
- Engagemang från ledningen: Aktivt engagemang från ledningen för att stödja och främja användningen av Standardized Work. Detta inkluderar att tillhandahålla resurser och utbildning samt att uppmuntra medarbetarna att följa standarderna.
- Feedback och förbättringsförslag: Skapa en kultur där medarbetarna uppmuntras att ge feedback och föreslå förbättringar av de standardiserade arbetsmetoderna. Detta främjar kontinuerlig förbättring och innovation.
Fördelar
Standardized Work erbjuder flera fördelar som kan förbättra effektiviteten och kvaliteten i en organisation. Genom att implementera Standardized Work kan företag inte bara förbättra kvaliteten och effektiviteten i sina arbetsprocesser, utan också skapa en kultur av kontinuerlig förbättring och engagemang för högsta möjliga standard.
- Konsekvent utförande: Genom att utföra arbetsuppgifter på ett standardiserat sätt kan företag säkerställa att produkterna och tjänsterna håller hög kvalitet varje gång.
- Minskade fel: Standardiserade arbetsmetoder minskar risken för fel och avvikelser, vilket leder till färre defekter och omarbetningar.
- Minskad variation: Genom att standardisera arbetsmetoderna kan företag minska variationer i processen och därmed öka effektiviteten.
- Optimerade processer: Standardized Work hjälper till att identifiera och eliminera ineffektiva steg i arbetsprocesserna, vilket leder till snabbare och smidigare arbetsflöden.
- Lägre produktionskostnader: Genom att arbeta effektivt och minska slöseri kan företag spara pengar på material, arbetskraft och andra resurser.
- Minskade kvalitetskostnader: Genom att förbättra kvaliteten på produkterna kan företag minska kostnaderna för garantireparationer och kundklagomål.
- Standardiserade arbetsmetoder: Genom att ha tydliga och dokumenterade arbetsmetoder kan företag förbättra säkerheten för sina medarbetare genom att minska risken för olyckor och skador.
- Säker arbetsmiljö: Standardized Work bidrar till att skapa en säker och organiserad arbetsmiljö där medarbetarna vet exakt hur de ska utföra sina arbetsuppgifter.
- Feedback och förbättringsförslag: Genom att skapa en kultur där medarbetarna uppmuntras att ge feedback och föreslå förbättringar kan företag kontinuerligt förbättra sina arbetsmetoder.
- Ständiga förbättringar: Standardized Work möjliggör regelbunden utvärdering och förbättring av arbetsmetoderna, vilket leder till ständiga förbättringar i effektivitet och kvalitet.
- Tydliga instruktioner: Genom att ha tydliga och dokumenterade arbetsmetoder kan medarbetarna känna sig tryggare och mer engagerade i sitt arbete.
- Utbildning och träning: Standardized Work inkluderar utbildning och träning av medarbetarna, vilket ökar deras kompetens och engagemang.
- Minskad stress: Genom att ha tydliga och standardiserade arbetsmetoder kan medarbetarna känna sig tryggare och mer självsäkra i sitt arbete, vilket minskar stressnivåerna.
- Ökad säkerhet: Standardiserade arbetsmetoder bidrar till att skapa en säkrare arbetsmiljö genom att minska risken för olyckor och skador.
- Tydligare instruktioner: Genom att ha dokumenterade och standardiserade arbetsmetoder blir det lättare för medarbetarna att förstå och följa instruktioner, vilket förbättrar kommunikationen inom teamet.
- Bättre samarbete: Standardized Work främjar samarbete genom att alla medarbetare följer samma metoder och procedurer, vilket minskar missförstånd och konflikter.
- Snabbare anpassning: Genom att ha standardiserade arbetsmetoder kan företag snabbare anpassa sig till förändringar i marknaden eller kundernas behov.
- Förbättrad innovation: Genom att frigöra tid och resurser kan företag fokusera mer på innovation och utveckling av nya produkter och tjänster.
- Optimerad användning av resurser: Genom att eliminera slöseri och ineffektiva processer kan företag använda sina resurser mer effektivt, vilket minskar kostnader och miljöpåverkan.
- Minskad energiförbrukning: Genom att förbättra processer och eliminera ineffektivitet kan energiförbrukningen minskas, vilket bidrar till hållbarhet.
- Snabbare leveranser: Genom att eliminera slöseri och ineffektiva processer kan produktionstiderna minskas, vilket leder till snabbare leveranser till kunderna.
- Högre kundtillfredsställelse: Genom att leverera produkter och tjänster av högre kvalitet och snabbare kan kundtillfredsställelsen öka.
Nackdelar
Att implementera Standardized Work har många fördelar, men det finns också några potentiella nackdelar att vara medveten om. Genom att vara medveten om potentiella nackdelar kan organisationer bättre förbereda sig för att hantera dem och maximera fördelarna med att implementera Standardized Work.
- Rigida processer: Standardiserade arbetsmetoder kan ibland leda till mindre flexibla och anpassningsbara arbetsmetoder, vilket kan vara en utmaning i en dynamisk och föränderlig miljö.
- Motstånd från medarbetare: Medarbetare kan vara motvilliga att anamma nya arbetsmetoder och förändringar i arbetsprocesser, vilket kan försvåra implementeringen av Standardized Work.
- Kostnader för implementering: Att utveckla och implementera standardiserade arbetsmetoder kan kräva betydande initiala investeringar i tid, pengar och resurser.
- Komplexitet: Att identifiera och dokumentera de mest effektiva arbetsmetoderna kan vara komplext och kräva specialiserad kunskap och expertis.
- Kontinuerligt underhåll: Standardiserade arbetsmetoder kräver regelbundet underhåll och uppdatering för att förbli effektiva, vilket kan innebära ytterligare kostnader och resurser.
- Överförenklade lösningar: I strävan att standardisera arbetsmetoder kan vissa lösningar bli för enkla och inte ta hänsyn till alla möjliga felkällor, vilket kan leda till att vissa problem kvarstår.
Steg-för-steg guide
Genom att följa steg kan man effektivt implementera Standardized Work i organisationen och förbättra kvaliteten och effektiviteten i arbetsprocesser.
- Identifiera arbetsprocesser: Kartlägg processer, analysera och dokumentera alla arbetsprocesser för att förstå hur arbetet utförs i nuläget. Identifiera nyckelaktiviteter, bestäm vilka aktiviteter som är kritiska för att uppnå hög kvalitet och effektivitet.
- Utveckla standardiserade arbetsmetoder: Dokumentera arbetsmetoder, skapa detaljerade instruktioner för varje arbetsmoment, inklusive steg-för-steg-beskrivningar och visuella hjälpmedel. Standardisera arbetsplatser, säkerställ att arbetsplatser och utrustning är utformade för att stödja de standardiserade arbetsmetoderna.
- Utbilda och träna medarbetare: Utbilda medarbetarna i de nya standardiserade arbetsmetoderna för att säkerställa att de förstår och kan följa dem. Ge praktisk träning för att säkerställa att medarbetarna är bekväma med de nya metoderna och kan utföra dem korrekt.
- Implementera standardiserade arbetsmetoder: Testa metoderna, implementera de standardiserade arbetsmetoderna i en kontrollerad miljö för att säkerställa att de fungerar som avsett. Fullskalig implementering, rulla ut de standardiserade arbetsmetoderna i hela organisationen.
- Övervaka och utvärdera: Regelbundet övervaka arbetsprocesserna för att säkerställa att de följer de standardiserade metoderna. 2. Utvärdera effektiviteten av de standardiserade arbetsmetoderna och samla in feedback från medarbetarna.
- Kontinuerlig förbättring: Samla in feedback från medarbetarna och använd den för att identifiera ytterligare förbättringsområden. Justera metoderna, gör nödvändiga justeringar och förbättringar av de standardiserade arbetsmetoderna baserat på feedback och utvärdering.
- Dokumentation och standardisering: Dokumentera de nya processerna och lösningarna för att säkerställa att de kan reproduceras och standardiseras. Implementera standardiserade arbetsmetoder och procedurer för att säkerställa konsekvent användning av de nya metoderna.
Organisation
Att implementera Standardized Work kräver samarbete och engagemang från olika befattningar inom en organisation. Genom att alla befattningar i organisationen arbetar tillsammans och bidrar till användningen av Standardized Work kan företaget förbättra sin kvalitet, effektivitet och säkerhet i arbetsprocesserna. Här är en guide för hur olika roller kan bidra till effektiv användning av Standardized Work.
- Ledning: Stöd och riktlinjer, ledningen bör tillhandahålla riktlinjer och stöd för implementering av Standardized Work, samt säkerställa att alla medarbetare har tillgång till nödvändig utbildning och resurser. Övervakning och uppföljning, regelbundet övervaka och utvärdera hur Standardized Work-principer används för att säkerställa att de bidrar till att uppnå organisationens mål.
- Produktionschefer: Implementering av lösningar, ansvara för att implementera och övervaka Standardized Work-lösningar inom sina ansvarsområden. Utbildning och träning, säkerställa att operatörer och underhållspersonal får den utbildning och träning som behövs för att använda Standardized Work-lösningar effektivt. Uppföljning av resultat, mät och analysera effekterna av Standardized Work-lösningar och identifiera förbättringsområden.
- Underhållschefer: Planering av underhåll, útveckla och implementera underhållsplaner som inkluderar Standardized Work-lösningar för att minimera driftstopp och förlänga utrustningens livslängd. Samordning med produktion, samarbeta med produktionschefer för att säkerställa att underhållsaktiviteter inte stör produktionsschemat. Kontinuerlig förbättring, identifiera och genomföra förbättringar i underhållsprocesserna för att öka effektiviteten och minska kostnaderna.
- Operatörer: Användning av Standardized Work-lösningar, utföra sina arbetsuppgifter med hjälp av Standardized Work-lösningar för att säkerställa att arbetet utförs konsekvent och effektivt. Rapportering av problem, identifiera och rapportera eventuella problem eller avvikelser i produktionsprocessen till underhållspersonalen. Delta aktivt i kontinuerliga förbättringsinitiativ och föreslå förbättringar i produktionsprocesserna.
- Kvalitetsansvariga: Kvalitetskontroll, arbeta med att identifiera och eliminera grundorsaker till kvalitetsproblem med hjälp av Standardized Work-lösningar. Övervakning av kvalitetsdata, analysera kvalitetsdata för att identifiera trender och förbättringsområden. Samarbeta med produktions- och underhållspersonal för att implementera kvalitetsförbättringar.
- HR-avdelningen: Utbildning och utveckling, ansvara för att organisera och genomföra utbildningsprogram för Standardized Work och kontinuerlig förbättring. Engagemang och motivation, arbeta för att skapa en kultur av engagemang och motivation bland medarbetarna genom att främja Standardized Work-principer. Rekrytera medarbetare med rätt kompetens och attityd för att stödja Standardized Work-initiativet.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Standardized work företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Standardized work konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Standardized work konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
