”Hitta rätt person – Top Talent”
Koncept som stöd i rekryteringsprocessen
Varför är det viktigt att man har ett ramavtal med rekryteraren? Ett ramavtal SLA Service level agreement
Ett Service Level Agreement (SLA) eller ramavtal ”servicenivåavtal”, är ett avtal som definierar de tjänster och den kvalitet som en leverantör ska tillhandahålla till en kund. Inom rekrytering används SLA för att säkerställa att rekryteringsprocessen sker effektivt och uppfyller de förväntningar som ställs av både kund, rekryterare och kandidater.
Exempel på text i ett ramavtal, att styra upp så att tidsramar hålls ex vid annonsering att Jobbannonser ska publiceras inom 2 arbetsdagar efter att de har godkänts. Första urvalet av kandidater ska vara klart inom 5 arbetsdagar efter ansökningsperiodens slut och att intervjuer ska schemaläggas och genomföras inom 10 arbetsdagar efter att urvalet är klart.
Kan även gälla olika kvalitetskrav som att alla kandidater ska få återkoppling inom 3 arbetsdagar efter varje steg i rekryteringsprocessen och att alla steg i rekryteringsprocessen ska dokumenteras noggrant för att säkerställa transparens och spårbarhet.
Ramavtalet styr även hur ansvarsfördelningen är som exempel att HR-avdelningen ansvarar för att koordinera hela rekryteringsprocessen och säkerställa att tidsramar och kvalitetskrav uppfylls och att rekryterande chef ansvarar för att definiera kravprofilen och delta i urvals- och intervjuprocessen. Att kandidater förväntas lämna in kompletta ansökningshandlingar och vara tillgängliga för intervjuer enligt överenskommelse.
Syftet med att införa ett SLA inom rekrytering är att skapa tydlighet och förutsägbarhet i rekryteringsprocessen. Det hjälper till att förbättra effektiviteten genom att ha tydliga tidsramar och ansvarsfördelning, så rekryteringsprocessen kan genomföras snabbare och smidigare.
Öka kvaliteten genom att ställa krav på kommunikation och dokumentation och säkerställa att alla kandidater behandlas rättvist och att processen är transparent.
Med ett tydligt SLA så minskar risken för missförstånd mellan HR-avdelningen, rekryterande chefer och kandidater.
Genom att följa ett SLA kan organisationer säkerställa att deras rekryteringsprocesser är både effektiva och rättvisa, vilket i sin tur kan bidra till att attrahera och behålla de bästa talangerna.
SLA Ramavtalet mellan rekryterare och kund kan ske på vår SLA broschyrs mittuppslag. Inget krav på särskild blankett ska tas fram.
Fördelar
Att använda ett Service Level Agreement (SLA) eller ramavtal vid en rekryteringsprocess har många fördelar som kan förbättra effektiviteten och kvaliteten i rekryteringen. Genom att implementera ett SLA i rekryteringsprocessen kan företag förbättra sin effektivitet, kvalitet och transparens, vilket leder till bättre resultat och nöjdare kunder och kandidater.
- Tydliga förväntningar: Ett SLA definierar tydligt de tjänster och den kvalitet som rekryteraren ska tillhandahålla, vilket minskar risken för missförstånd och konflikter.
- Effektivitet: Genom att ha tydliga tidsramar och ansvarsfördelning kan rekryteringsprocessen genomföras snabbare och smidigare.
- Kvalitetssäkring: SLA ställer krav på kommunikation och dokumentation, vilket säkerställer att alla kandidater behandlas rättvist och att processen är transparent.
- Förutsägbarhet: Genom att ha ett SLA kan både rekryterare och kund förutse och planera för de olika stegen i rekryteringsprocessen.
- Minskad risk: Ett tydligt SLA minskar risken för missförstånd mellan HR-avdelningen, rekryterande chefer och kandidater.
- Attrahera och behålla talanger: Genom att följa ett SLA kan organisationer säkerställa att deras rekryteringsprocesser är både effektiva och rättvisa, vilket i sin tur kan bidra till att attrahera och behålla de bästa talangerna.
- Tydlig kommunikation: Ett SLA säkerställer att alla parter har en gemensam förståelse för processens steg och förväntningar, vilket minskar risken för missförstånd.
- Regelbundna uppdateringar: SLA kan inkludera krav på regelbundna uppdateringar och rapportering, vilket håller alla informerade om processens framsteg.
- Dokumentation: Ett SLA kräver noggrann dokumentation av varje steg i rekryteringsprocessen, vilket säkerställer att alla beslut och åtgärder är spårbara och transparenta.
- Återkoppling: SLA kan inkludera krav på snabb återkoppling till kandidater, vilket förbättrar deras upplevelse och uppfattning om företaget.
- Standardisering: Genom att standardisera rekryteringsprocessen kan företag säkerställa att alla kandidater bedöms på ett rättvist och konsekvent sätt.
- Kvalitetskontroll: SLA kan inkludera kvalitetskontroller för att säkerställa att rekryteringsprocessen uppfyller höga standarder.
- Anpassningsbarhet: Ett SLA kan anpassas för att möta specifika behov och krav hos olika avdelningar eller roller inom företaget.
- Skalbarhet: SLA kan skalas upp eller ner beroende på rekryteringsvolymen, vilket gör det möjligt att hantera både små och stora rekryteringsbehov effektivt.
- Snabbare process: Genom att ha tydliga tidsramar och ansvarsfördelning kan rekryteringsprocessen genomföras snabbare, vilket förbättrar kandidatupplevelsen.
- Rättvis behandling: SLA säkerställer att alla kandidater behandlas rättvist och får samma nivå av uppmärksamhet och återkoppling.
Nackdelar
Att använda ett Service Level Agreement (SLA) eller ramavtal vid en rekryteringsprocess har många fördelar, men det finns också några potentiella nackdelar att vara medveten om. Genom att vara medveten om dessa potentiella nackdelar kan organisationer bättre förbereda sig för att hantera dem och maximera fördelarna med att använda ett SLA i rekryteringsprocessen.
- Tidskrävande: Att upprätta och underhålla ett SLA kan vara tidskrävande, särskilt om det kräver omfattande förhandlingar och dokumentation.
- Kostnader: Implementeringen av ett SLA kan innebära initiala kostnader för att utveckla och genomföra avtalet, samt löpande kostnader för att övervaka och rapportera om efterlevnaden.
- Komplexitet: Ett SLA kan vara komplext och svårt att förstå för alla inblandade parter, vilket kan leda till missförstånd och felaktig tillämpning.
- Rigida strukturer: Ett SLA kan skapa rigida strukturer som begränsar flexibiliteten och anpassningsförmågan i rekryteringsprocessen, vilket kan vara problematiskt i en snabbt föränderlig arbetsmarknad.
- Övervakning och efterlevnad: Att säkerställa att alla parter följer SLA-kraven kan kräva betydande resurser och övervakning, vilket kan vara en belastning för organisationen.
- Risk för konflikter: Om SLA-kraven inte uppfylls kan det leda till konflikter mellan rekryterare och kund, vilket kan påverka samarbetet negativt.
Steg-för-steg guide
Genom att följa steg kan man implementera ett effektivt SLA som förbättrar rekryteringsprocessens effektivitet, kvalitet och transparens.
- Förberedelse: Identifiera behov, bestäm vilka tjänster och kvalitetsnivåer som behövs för att stödja rekryteringsprocessen. Definiera mål, sätt tydliga mål för vad SLA:et ska uppnå, såsom förbättrad effektivitet, kvalitet och transparens.
- Utveckling av SLA: Definiera specifika tidsramar för varje steg i rekryteringsprocessen, till exempel publicering av jobbannonser, urval av kandidater och schemaläggning av intervjuer. Sätt upp kvalitetskrav, såsom att alla kandidater ska få återkoppling inom en viss tidsram och att alla steg i processen ska dokumenteras noggrant. Klargör ansvarsfördelningen mellan HR-avdelningen, rekryterande chefer och andra involverade parter.
- Implementering: Kommunikation, informera alla berörda parter om SLA:et och dess innehåll. Säkerställ att alla förstår sina roller och ansvar. Ge nödvändig utbildning till medarbetare för att säkerställa att de kan följa SLA:et korrekt.
- Övervakning och uppföljning: Regelbundet övervaka rekryteringsprocessen för att säkerställa att SLA:et följs. Använd verktyg och system för att spåra framsteg och identifiera eventuella avvikelser. Skapa regelbundna rapporter för att dokumentera efterlevnaden av SLA:et och identifiera områden för förbättring.
- Utvärdering och justering: Efter en viss tidsperiod, utvärdera effektiviteten av SLA:et. Analysera data och feedback från alla involverade parter. Gör nödvändiga justeringar i SLA:et baserat på utvärderingen för att förbättra dess effektivitet och relevans.
- Kontinuerlig förbättring: Samla kontinuerligt in feedback från medarbetare och kandidater för att identifiera förbättringsområden. Regelbundet uppdatera SLA:et för att säkerställa att det förblir relevant och effektivt i en föränderlig arbetsmarknad.
Organisation
Att implementera och arbeta med ett Service Level Agreement (SLA) eller ramavtal vid en rekryteringsprocess kräver samarbete från olika befattningar inom en organisation. Genom att dessa roller samarbetar kan organisationer säkerställa att deras rekryteringsprocesser är både effektiva och rättvisa, vilket i sin tur kan bidra till att attrahera och behålla de bästa talangerna. Här är en guide för hur olika roller kan bidra till effektiv användning av SLA.
- HR-avdelningen: HR-avdelningen ansvarar för att koordinera hela rekryteringsprocessen och säkerställa att tidsramar och kvalitetskrav uppfylls. HR-avdelningen kommunicerar med rekryterande chefer och kandidater för att säkerställa att alla parter är informerade och engagerade.
- Rekryterande chefer: Ansvarar för att definiera kravprofilen för den lediga tjänsten. De deltar i urvals- och intervjuprocessen för att säkerställa att rätt kandidater väljs ut.
- Rekryterare: Genomförande, rekryterare genomför själva rekryteringsprocessen, inklusive annonsering, urval och intervjuer. De ger återkoppling till kandidater och säkerställer att alla steg i processen dokumenteras noggrant.
- IT-avdelningen: Tekniskt stöd, IT-avdelningen kan tillhandahålla tekniskt stöd och verktyg för att övervaka och rapportera om efterlevnaden av SLA. Systemintegration, de säkerställer att rekryteringssystem och andra relevanta system är integrerade och fungerar smidigt.
- Juridisk avdelning: Avtalsgranskning, den juridiska avdelningen granskar och godkänner SLA:et för att säkerställa att det uppfyller alla juridiska krav och standarder. De övervakar efterlevnaden av avtalet och hanterar eventuella juridiska frågor som kan uppstå.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex rekryterare som en resurs vid hela eller som en del av rekryteringsprocessen och för bästa styrning, boka projektledare. Behöver ni kommunicera grafiskt internt eller externt, anlita grafisk designer.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Ramavtal SLA Service level agreement företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Ramavtal SLA Service level agreement konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Ramavtal SLA Service level agreement konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
