”Hitta rätt person – Top Talent”
Koncept som stöd i rekryteringsprocessen
Vad innebär Onboarding vid en rekrytering?
Onboarding är processen att introducera en nyanställd till företaget. Det handlar om att ge den nya medarbetaren all information och de verktyg de behöver för att snabbt kunna komma igång med sitt arbete. En välplanerad onboarding-process bidrar till att medarbetaren känner sig välkommen och snabbt kommer in i sina arbetsuppgifter.
Därför är Onboarding Viktigt. En bra onboarding-process kan öka produktiviteten med upp till 70%. Det hjälper nya medarbetare att känna sig engagerade och involverade i sitt arbete från dag ett. Dessutom minskar det risken för att nyanställda lämnar företaget tidigt, vilket kan vara kostsamt och tidskrävande.
Det är rekryterarens uppgift att se till att företaget är nöjd med sin nyanställning (och vice versa). Det innebär att schemalägga och boka avstämningstillfällen med den nyanställda, den första dagen, första veckan, första månaden och varje månad därefter under ett helt år. Det innebär också att man genomför kvartalsvisa samtal eller möten med bl den nyanställdes chef och HR för att diskutera rollen, ansvar och hur väl personen fungerar. Kommer att genomföra dessa kvartalsvisa samtal under minst ett år, helst i två år.
Fördelar
Onboarding vid rekrytering har flera fördelar som kan bidra till både medarbetarens och företagets framgång. Genom att investera i en välplanerad onboarding-process kan företag skapa en positiv start för nya medarbetare och lägga grunden för långsiktig framgång. Här är några av de viktigaste fördelarna:
- Ökad Produktivitet: En strukturerad onboarding-process hjälper nya medarbetare att snabbt komma igång med sina arbetsuppgifter genom att ge dem rätt verktyg, utbildning och resurser från dag ett.
- Minskat Personalomsättning: En bra onboarding minskar risken för att nyanställda lämnar företaget tidigt. Genom att känna sig välkomna och integrerade i företaget är medarbetare mer benägna att stanna kvar.
- Förbättrad Medarbetarengagemang: Onboarding-processen kan öka medarbetarens engagemang genom att de känner sig uppskattade och involverade i sitt arbete. Detta leder till högre motivation och bättre prestation.
- Bättre Social Integration: Genom att introducera nya medarbetare till teamet och företagets kultur tidigt, kan onboarding-processen hjälpa till att bygga starka relationer och en känsla av tillhörighet.
- Lägre Kostnader: Genom att minska personalomsättningen och öka produktiviteten kan en effektiv onboarding-process spara företaget både tid och pengar som annars skulle gå till rekrytering och utbildning av nya medarbetare.
- Ökad Nöjdhet: Medarbetare som genomgår en bra onboarding-process rapporterar ofta högre nöjdhet med sin arbetsgivare, vilket kan leda till bättre arbetsmoral och lägre stressnivåer.
- Förbättrad Arbetsmiljö: En bra onboarding-process kan bidra till en positiv arbetsmiljö genom att skapa en känsla av gemenskap och samarbete från början. När nya medarbetare känner sig välkomna och integrerade, bidrar det till en mer harmonisk och produktiv arbetsplats.
- Stärkt Företagskultur: Onboarding ger en möjlighet att förstärka företagets kultur och värderingar. Genom att tidigt introducera nya medarbetare till företagets mission och vision, kan de bättre förstå och anpassa sig till företagets sätt att arbeta.
- Ökad Kvalitet på Arbete: Med en strukturerad onboarding-process får nya medarbetare den utbildning och de resurser de behöver för att utföra sitt arbete effektivt och med hög kvalitet. Detta leder till färre misstag och högre standard på utfört arbete.
- Förbättrad Kommunikation: Onboarding-processen kan förbättra kommunikationen inom företaget genom att etablera tydliga kanaler och förväntningar från början. Detta hjälper nya medarbetare att veta vart de ska vända sig för hjälp och information.
- Snabbare Anpassning: En effektiv onboarding-process hjälper nya medarbetare att snabbare anpassa sig till sina roller och arbetsuppgifter. Detta innebär att de kan börja bidra till företagets mål och resultat på kortare tid.
- Ökad Innovation: Genom att skapa en inkluderande och stödjande miljö från början, kan onboarding-processen uppmuntra nya medarbetare att dela med sig av sina idéer och perspektiv, vilket kan leda till ökad innovation och förbättringar inom företaget.
- Förbättrad Kundnöjdhet: När rekryteringsföretag implementerar en effektiv onboarding-process, kan de säkerställa att de placerar kandidater som är väl förberedda och snabbt kan anpassa sig till sina nya roller. Detta leder till högre kundnöjdhet och starkare relationer med klientföretag.
- Starkare Varumärke: Ett rekryteringsföretag som är känt för sin utmärkta onboarding-process kan bygga ett starkare varumärke. Detta kan attrahera fler kandidater och klientföretag som värdesätter en smidig och effektiv övergång för nya medarbetare.
- Ökad Kandidatlojalitet: Genom att erbjuda en positiv onboarding-upplevelse kan rekryteringsföretag öka lojaliteten bland kandidater. Nöjda kandidater är mer benägna att rekommendera företaget till andra och återvända för framtida karriärmöjligheter.
- Bättre Matchning: En strukturerad onboarding-process ger rekryteringsföretag bättre insikt i kandidaternas styrkor och svagheter. Detta gör det möjligt att göra mer precisa matchningar mellan kandidater och klientföretag, vilket leder till högre framgångsgrad.
- Effektivare Processer: Onboarding-processen kan hjälpa rekryteringsföretag att identifiera och implementera bästa praxis och standardiserade processer. Detta kan leda till ökad effektivitet och bättre resultat över tid.
- Förbättrad Kommunikation med Klienter: Genom att ha en tydlig och strukturerad onboarding-process kan rekryteringsföretag bättre kommunicera med sina klienter om vad de kan förvänta sig när de anställer nya medarbetare. Detta skapar transparens och förtroende.
- Ökad Flexibilitet: En välplanerad onboarding-process gör det möjligt för rekryteringsföretag att snabbt anpassa sig till förändringar och nya krav från klientföretag. Detta kan inkludera att snabbt onboarda nya medarbetare för tillfälliga eller projektbaserade roller.
Nackdelar
Genom att vara medveten om dessa potentiella nackdelar kan företag arbeta proaktivt för att minimera dem och skapa en mer effektiv och positiv onboarding-upplevelse.
- Hög Kostnad: Att genomföra en omfattande onboarding-process kan vara kostsamt. Det kräver resurser i form av tid, personal och material för att utbilda och integrera nya medarbetare.
- Tidskrävande: Onboarding kan vara en tidskrävande process, både för den nya medarbetaren och för de anställda som är involverade i att genomföra den. Detta kan påverka produktiviteten under den initiala perioden.
- Överbelastning av Information: Nya medarbetare kan känna sig överväldigade av mängden information de får under onboarding-processen. Detta kan leda till förvirring och stress, vilket kan påverka deras förmåga att snabbt komma in i sina arbetsuppgifter.
- Brist på Anpassning: En standardiserad onboarding-process kanske inte passar alla medarbetare. Om processen inte är tillräckligt flexibel kan det leda till att vissa medarbetare inte får den support de behöver för att lyckas i sina nya roller.
- Risk för Misslyckad Integration: Om onboarding-processen inte är väl genomförd kan det leda till att den nya medarbetaren inte känner sig integrerad i teamet eller företaget. Detta kan resultera i låg motivation och högre personalomsättning.
- Tekniska Problem: Vid digital onboarding kan tekniska problem uppstå, vilket kan fördröja processen och skapa frustration för både den nya medarbetaren och företaget.
- Kulturella Utmaningar: Om företaget har en stark och specifik kultur kan det vara svårt för nya medarbetare att anpassa sig snabbt. En dåligt hanterad onboarding kan förvärra dessa utmaningar och leda till kulturella missförstånd.
Steg-för-steg-guide
Genom att följa steg kan man skapa en effektiv och välkomnande onboarding-process som hjälper nya medarbetare att snabbt bli produktiva och känna sig som en del av företaget.
Steg 1: Förberedelse
- Planera i förväg: Skapa en detaljerad plan för onboarding-processen.
- Förbered arbetsplatsen: Se till att den nya medarbetarens arbetsplats är redo med alla nödvändiga verktyg och resurser.
- Informera teamet: Låt teamet veta att en ny medarbetare kommer att börja och vad deras roll kommer att vara.
Steg 2: Kommunikation
- Förhandsinformation: Skicka viktig information till den nya medarbetaren innan deras första dag, såsom företagsmanualer, policyer och en introduktionsguide.
- Kontaktperson: Tilldela en mentor eller kontaktperson som kan svara på frågor och ge stöd.
Steg 3: Välkomnande
- Välkomstmeddelande: Skicka ett välkomstmeddelande till den nya medarbetaren.
- Introduktion: Ge en rundtur på kontoret och introducera dem för kollegorna.
Steg 4: Introduktion till Företaget
- Företagskultur: Presentera företagets kultur, värderingar och mål.
- Organisationsstruktur: Förklara företagets struktur och hur den nya medarbetarens roll passar in.
Steg 5: Utbildning
- Verktyg och system: Ge utbildning i de verktyg och system som används i arbetet.
- Arbetsuppgifter: Introducera de specifika arbetsuppgifterna och förväntningarna.
Steg 6: Social Integration
- Teamaktiviteter: Planera sociala aktiviteter för att hjälpa den nya medarbetaren att lära känna sitt team.
- Lunch eller fika: Arrangera en lunch eller fika med teamet för att skapa en avslappnad miljö.
Steg 7: Uppföljning
- Regelbundna möten: Håll regelbundna uppföljningsmöten för att diskutera hur den nya medarbetaren trivs och om de behöver ytterligare stöd.
- Feedback: Be om feedback från den nya medarbetaren för att förbättra onboarding-processen.
Team
Vid en onboarding-process är det viktigt att involvera flera nyckelpersoner för att säkerställa att den nya medarbetaren får en bra start. Genom att involvera dessa nyckelpersoner kan du skapa en omfattande och effektiv onboarding-process som hjälper den nya medarbetaren att snabbt komma in i sin roll och känna sig som en del av företaget. Här är några av de viktigaste personerna som bör vara med:
- HR-ansvarig: HR-ansvarig spelar en central roll i onboarding-processen genom att koordinera och övervaka hela processen. De ser till att alla administrativa uppgifter är klara och att den nya medarbetaren får all nödvändig information och dokumentation.
- Närmaste Chef: Den närmaste chefen är ansvarig för att introducera den nya medarbetaren till deras specifika arbetsuppgifter och mål. Chefen hjälper också till att sätta förväntningar och ge feedback under de första veckorna.
- Mentor eller Buddy: En mentor eller buddy kan vara en stor hjälp för den nya medarbetaren genom att erbjuda stöd och svara på frågor. Denna person kan också hjälpa till med social integration och att förstå företagets kultur.
- IT-avdelningen: IT-avdelningen är viktig för att säkerställa att den nya medarbetaren har tillgång till alla nödvändiga tekniska verktyg och system från dag ett. Detta inkluderar dator, e-post, programvaror och andra tekniska resurser¹.
- Kollegor i Teamet: Det är viktigt att den nya medarbetaren får träffa sina kollegor tidigt. Teammedlemmarna kan hjälpa till med att introducera arbetsprocesser och skapa en välkomnande atmosfär.
- Högre Ledning: Att inkludera någon från den högre ledningen, som VD eller en annan hög chef, kan ge den nya medarbetaren en känsla av att de är viktiga för företaget. Det kan också ge en bättre förståelse för företagets övergripande mål och vision.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex rekryterare som en resurs vid hela eller som en del av rekryteringsprocessen och för bästa styrning, boka projektledare. Behöver ni kommunicera grafiskt internt eller externt, anlita grafisk designer.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för koncepten och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av koncepten med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
