”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär konceptet KPI nyckeltal?
KPI (Key Performance Indicators) nyckeltal är viktiga verktyg inom Lean-metodiken för att mäta och övervaka företagets prestationer och framsteg mot sina mål.
KPI nyckeltal är specifika, mätbara värden som används för att utvärdera hur effektivt ett företag uppnår sina affärsmål. Inom Lean-metodiken är KPI nyckeltal avgörande för att identifiera förbättringsområden, eliminera slöseri och säkerställa kontinuerlig förbättring. Dessa nyckeltal kan presenteras i rapporter eller på visualiseringstavlor och använda färgkoder för att signalera status och avvikelser.
Exempel på KPI nyckeltal inom Lean
Dessa KPI nyckeltal hjälper företag att övervaka och förbättra sina processer, minska slöseri och säkerställa kontinuerlig förbättring.
- OEE (Overall Equipment Effectiveness): Mäter hur effektivt utrustningen används genom att kombinera tillgänglighet, prestanda och kvalitet.
- Cycle Time: Mäter den tid det tar att slutföra en process eller tillverka en produkt från början till slut.
- Lead Time: Mäter den tid det tar från att en kundorder mottas tills produkten levereras.
- First Pass Yield (FPY): Mäter andelen produkter som tillverkas korrekt utan behov av omarbetning eller reparation.
- Scrap Rate: Mäter andelen material eller produkter som kasseras på grund av defekter eller fel.
- Customer Satisfaction: Mäter kundernas nöjdhet med företagets produkter och tjänster genom enkäter och feedback.
- Throughput: Mäter mängden produkter som tillverkas och levereras inom en viss tidsperiod.
- Inventory Turnover: Mäter hur snabbt lager omsätts under en viss tidsperiod.
- Downtime: Mäter den tid som utrustningen är ur drift på grund av underhåll eller andra problem.
- Employee Engagement: Mäter medarbetarnas engagemang och nöjdhet genom enkäter och feedback.
- Defect Density: Mäter antalet defekter per enhet av produkt eller process, vilket hjälper till att identifiera kvalitetsproblem.
- On-Time Delivery: Mäter andelen leveranser som sker inom den överenskomna tidsramen, vilket är viktigt för att säkerställa kundnöjdhet.
- Employee Turnover Rate: Mäter andelen medarbetare som lämnar företaget under en viss tidsperiod, vilket kan indikera medarbetarnöjdhet och arbetsmiljö.
- Cost of Poor Quality (COPQ): Mäter de totala kostnaderna för defekter, omarbetning och kassationer, vilket hjälper till att identifiera områden för kostnadsbesparingar.
- Process Capability (Cp, Cpk): Mäter hur väl en process kan producera produkter inom specificerade toleranser, vilket är viktigt för att säkerställa konsekvent kvalitet.
- Supplier Performance: Mäter leverantörernas prestationer baserat på kriterier som kvalitet, leveransprecision och kostnad.
- Customer Complaints: Mäter antalet kundklagomål och deras allvarlighetsgrad, vilket hjälper till att identifiera områden för förbättring av kundnöjdheten.
- Training Hours per Employee: Mäter antalet utbildningstimmar per medarbetare, vilket kan indikera företagets investering i medarbetarnas kompetensutveckling.
- Energy Consumption: Mäter energiförbrukningen per enhet av produktion, vilket är viktigt för att identifiera och minska energislöseri.
- Waste Reduction: Mäter mängden avfall som genereras och hur mycket som återvinns eller återanvänds, vilket är viktigt för att minska miljöpåverkan.
- Order Fulfillment Time: Mäter den tid det tar att fullfölja en kundorder från mottagning till leverans.
- Setup Time: Mäter den tid det tar att ställa om maskiner och utrustning för att producera en ny produkt.
- Rework Rate: Mäter andelen produkter som behöver omarbetas på grund av defekter eller fel.
- Supplier Lead Time: Mäter den tid det tar för leverantörer att leverera material eller komponenter efter att en beställning har gjorts.
- Production Schedule Adherence: Mäter hur väl produktionen följer den planerade produktionsschemat.
- Maintenance Costs: Mäter kostnaderna för underhåll av maskiner och utrustning.
- Employee Training Effectiveness: Mäter hur effektiv utbildningen är för att förbättra medarbetarnas färdigheter och prestationer.
- Safety Incidents: Mäter antalet säkerhetsincidenter och olyckor på arbetsplatsen.
- Environmental Impact: Mäter företagets miljöpåverkan, såsom energiförbrukning, vattenanvändning och avfallshantering.
- Customer Retention Rate: Mäter andelen kunder som fortsätter att köpa företagets produkter eller tjänster över tid.
Fördelar
Dessa fördelar visar hur användningen av KPI nyckeltal inom Lean kan bidra till att förbättra företagets effektivitet, kvalitet och övergripande prestationer.
- Snabb identifiering av avvikelser: KPI nyckeltal gör det möjligt att snabbt upptäcka avvikelser från planerade mål och vidta korrigerande åtgärder.
- Fokus på viktiga områden: Genom att använda KPI nyckeltal kan företag fokusera på de områden som är mest kritiska för deras framgång och förbättring.
- Stöd för beslutsfattande: KPI nyckeltal ger beslutsfattare en tydlig och objektiv bild av företagets prestationer, vilket underlättar informerade beslut.
- Främjar kontinuerlig förbättring: Genom att regelbundet övervaka och analysera KPI nyckeltal kan företag identifiera förbättringsmöjligheter och implementera åtgärder för att ständigt förbättra sina processer.
- Ökad transparens: KPI nyckeltal skapar en transparent arbetsmiljö där medarbetarna kan se hur deras insatser påverkar företagets övergripande mål och prestationer.
- Motivation och engagemang: Genom att tydligt visa hur medarbetarnas arbete bidrar till företagets framgång kan KPI nyckeltal öka motivationen och engagemanget.
- Mätbarhet: KPI nyckeltal ger konkreta och mätbara värden som gör det lättare att utvärdera framsteg och resultat.
- Effektiv resursanvändning: Genom att identifiera och fokusera på nyckelområden kan företag använda sina resurser mer effektivt och minska slöseri.
- Förbättrad kundnöjdhet: Genom att övervaka och förbättra nyckeltal som påverkar kundupplevelsen kan företag öka kundnöjdheten och lojaliteten.
- Benchmarking: KPI nyckeltal gör det möjligt att jämföra företagets prestationer med branschstandarder och konkurrenter, vilket kan ge värdefulla insikter och förbättringsmöjligheter.
- Förbättrad resursallokering: Genom att använda KPI nyckeltal kan företag bättre allokera sina resurser där de behövs mest, vilket ökar effektiviteten.
- Ökad konkurrenskraft: Genom att ständigt förbättra sina processer och prestationer kan företag bli mer konkurrenskraftiga på marknaden.
- Förbättrad leveransprecision: KPI nyckeltal hjälper till att övervaka och förbättra leveransprecisionen, vilket ökar kundnöjdheten.
- Minskade kostnader: Genom att identifiera och eliminera slöseri kan företag minska sina kostnader och öka lönsamheten.
- Bättre riskhantering: KPI nyckeltal hjälper företag att identifiera och hantera risker i sina processer, vilket minskar sannolikheten för problem och avvikelser.
- Ökad flexibilitet: Genom att övervaka och anpassa sina processer baserat på KPI nyckeltal kan företag bli mer flexibla och snabbt reagera på förändringar i marknaden.
- Förbättrad medarbetarutveckling: KPI nyckeltal kan användas för att identifiera medarbetarnas utvecklingsbehov och skapa riktade utbildningsprogram.
- Ökad innovation: Genom att ständigt övervaka och förbättra sina processer kan företag främja en kultur av innovation och utveckling.
- Bättre samarbete: KPI nyckeltal skapar en gemensam förståelse för företagets mål och prestationer, vilket främjar samarbete mellan olika avdelningar och team.
- Förbättrad långsiktig planering: Genom att använda KPI nyckeltal kan företag bättre planera för framtiden och sätta realistiska och uppnåeliga mål.
Nackdelar
Det är viktigt att vara medveten om dessa nackdelar och arbeta för att minimera dem för att maximera fördelarna med KPI nyckeltal inom Lean.
- Överfokusering på mätning: Att fokusera för mycket på KPI nyckeltal kan leda till att man missar andra viktiga aspekter av verksamheten som inte är lika lätt mätbara.
- Felaktiga incitament: Om KPI nyckeltal inte är väl utformade kan de skapa felaktiga incitament som leder till oönskade beteenden eller suboptimering.
- Komplexitet: Att hantera och analysera många KPI nyckeltal kan bli komplext och tidskrävande, särskilt om det inte finns tillräckliga resurser eller verktyg för att stödja processen.
- Kortsiktighet: KPI nyckeltal kan ibland leda till ett kortsiktigt fokus på att uppnå specifika mål snarare än att tänka långsiktigt och strategiskt.
- Dataöverbelastning: För många KPI nyckeltal kan leda till dataöverbelastning, vilket gör det svårt att fokusera på de mest kritiska områdena.
- Brist på flexibilitet: KPI nyckeltal kan vara rigida och svåra att anpassa när verksamheten eller marknadsförhållandena förändras.
- Mätfel: Felaktig eller inkonsekvent datainsamling kan leda till felaktiga KPI nyckeltal, vilket kan påverka beslutsfattandet negativt.
- Ökad stress: Att ständigt övervaka och rapportera KPI nyckeltal kan skapa stress och press på medarbetarna, särskilt om målen är svåra att uppnå.
Steg-för-steg guide
Genom att följa steg-för-steg guide kan man effektivt implementera KPI nyckeltal inom Lean och dra nytta av deras fördelar för att förbättra företagets effektivitet och prestationer.
- Identifiera mål och nyckeltal: Bestäm vilka mål som är viktigast för din verksamhet och vilka KPI nyckeltal som bäst mäter framstegen mot dessa mål. – Exempel på KPI nyckeltal kan inkludera OEE (Overall Equipment Effectiveness), Cycle Time, Lead Time, First Pass Yield (FPY), och Customer Satisfaction.
- Samla in data: Implementera system och verktyg för att samla in data som behövs för att beräkna dina KPI nyckeltal. Säkerställ att data samlas in konsekvent och noggrant för att få tillförlitliga mätningar.
- Analysera data: Analysera den insamlade datan för att identifiera trender, avvikelser och förbättringsområden. Använd visualiseringsverktyg som grafer och diagram för att tydligt presentera resultaten.
- Sätt upp mål och riktmärken: Sätt upp specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna (SMART) mål för varje KPI nyckeltal. Jämför dina resultat med branschstandarder och konkurrenter för att sätta realistiska riktmärken.
- Implementera förbättringsåtgärder: Baserat på analysen, identifiera och implementera förbättringsåtgärder för att nå dina mål. Använd Lean-verktyg som Kaizen, 5S, och TPM (Total Productive Maintenance) för att stödja förbättringsarbetet.
- Övervaka och utvärdera: Regelbundet övervaka och utvärdera dina KPI nyckeltal för att säkerställa att du gör framsteg mot dina mål. Justera dina strategier och åtgärder baserat på resultaten för att kontinuerligt förbättra dina processer.
- Kommunicera resultat: Dela resultaten med hela organisationen för att öka medvetenheten och engagemanget kring förbättringsarbetet. Använd visualiseringstavlor och rapporter för att tydligt kommunicera framsteg och mål.
- Fira framgångar: Erkänn och fira framgångar när mål uppnås för att motivera och engagera medarbetarna. Använd framgångarna som lärdomar för att fortsätta förbättra och utveckla verksamheten.
Organisation
Olika befattningar inom ett företag kan ha olika roller och ansvar när det gäller att arbeta med KPI (Key Performance Indicators). Genom att involvera olika befattningar i arbetet med KPI nyckeltal kan företag säkerställa en bredare förståelse för verksamhetens prestationer och främja en kultur av kontinuerlig förbättring.
- VD/CEO: Sätter övergripande mål och strategier för företaget och säkerställer att KPI nyckeltal är i linje med dessa mål. Övervakar företagets prestationer genom att regelbundet granska KPI-rapporter och fatta strategiska beslut baserat på resultaten.
- Produktionschef: Ansvarar för att övervaka och förbättra produktionsprocesserna genom att använda KPI nyckeltal som OEE (Overall Equipment Effectiveness) och Cycle Time. Implementerar förbättringsåtgärder baserat på KPI-resultat för att öka effektiviteten och minska slöseri.
- Kvalitetschef: Använder KPI nyckeltal som First Pass Yield (FPY) och Scrap Rate för att övervaka och förbättra produktkvaliteten. Implementerar kvalitetsförbättringsprogram och följer upp resultaten genom att analysera KPI-data.
- Underhållschef: Övervakar KPI nyckeltal som Downtime och Maintenance Costs för att säkerställa att utrustningen fungerar optimalt. Planerar och genomför underhållsåtgärder baserat på KPI-resultat för att minimera driftstopp och förbättra utrustningens prestanda.
- HR-chef: Använder KPI nyckeltal som Employee Turnover Rate och Employee Engagement för att övervaka och förbättra medarbetarnas trivsel och engagemang. Implementerar personalutvecklingsprogram och följer upp resultaten genom att analysera KPI-data.
- Marknadschef: Använder KPI nyckeltal som Customer Satisfaction och On-Time Delivery för att övervaka och förbättra kundupplevelsen. Implementerar marknadsföringsstrategier baserat på KPI-resultat för att öka kundnöjdheten och lojaliteten.
- Ekonomichef: Övervakar finansiella KPI nyckeltal som Cost of Poor Quality (COPQ) och Inventory Turnover för att säkerställa företagets ekonomiska hälsa. Analyserar KPI-data för att identifiera kostnadsbesparingar och förbättra företagets lönsamhet.
- Teamledare/Skiftledare: Använder KPI nyckeltal för att övervaka och förbättra teamets prestationer och effektivitet. Följer upp med teammedlemmarna för att säkerställa att de arbetar mot de uppsatta målen och implementerar förbättringsåtgärder baserat på KPI-resultat.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. KPI nyckeltal Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för KPI nyckeltal konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av KPI nyckeltal koncepten med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
