Kandidatförteckning

Recruitment

”Hitta rätt person – Top Talent”

Koncept som stöd i rekryteringsprocessen

Vad är en kandidatförteckning?

En kandidatförteckning är en viktig del av rekryteringsprocessen och hjälper rekryterare att hålla ordning på alla sökande. Den fungerar som ett verktyg för att jämföra kandidaternas kvalifikationer och erfarenheter mot de krav och önskemål som specificerats i kravprofilen för den aktuella tjänsten.

Att använda en kandidatförteckning är ett effektivt sätt att säkerställa att rekryteringsprocessen är rättvis och strukturerad, vilket i sin tur ökar chansen att hitta den bästa kandidaten för jobbet.

Det är viktigt att i en rekryteringsprocess har ett så brett urval av prospekt eller kandidater som möjligt. Att ha ”vänt på varje sten” i sitt sökande att hitta rätt kandidater. Här spelar kandidatförteckningar en viktig roll.

Kandidatförteckningar ger möjlighet att arbeta strukturerat med olika kategorier av kandidater för en rekrytering. Hybrid Work har valt att arbeta med totalt fem kandidatförteckningar och en överliggande förteckning med de absolut bästa. Dessa är ”klassiska” kandidatlistor och beträffande de engelska namnen har vi valt att behålla dessa och inte översätta.

Vi hjälper er gärna med att införa konceptet med kandidatförteckningar.

Vad är kandidatförteckning A-listers?

En A-list kandidatlista inom rekrytering refererar vanligtvis till en lista över de allra bästa kandidaterna för en viss tjänst. Dessa kandidater anses vara de mest kvalificerade och lämpliga baserat på deras erfarenheter, färdigheter och hur väl de matchar kravprofilen för tjänsten. Att ha en A-list kandidatlista hjälper rekryterare att fokusera sina ansträngningar på de mest lovande kandidaterna och effektivisera rekryteringsprocessen. Här är några kännetecken för en A-list kandidatlista:

Högsta kvalifikationer: Kandidaterna på denna lista har de mest relevanta och imponerande kvalifikationerna och erfarenheterna.
Stark matchning: De matchar kravprofilen mycket väl och uppfyller eller överträffar de flesta, om inte alla, av de specificerade kraven.
Hög potential: Dessa kandidater visar stor potential för att lyckas i rollen och bidra positivt till organisationen.
Prioriterade för intervjuer: Kandidater på A-listan är ofta de första som kallas till intervjuer och bedöms noggrant för att säkerställa att de är rätt för tjänsten.

A-listers består av kandidater som svarat på bl a platsannonser, förslag från rekryteringsgruppen, från interna kandidatbanken, från den egna kandidatsökningen och tips från kontakter i egna nätverket mm.

Intressanta prospekt som man hittar i de fem olika kategorier av kandidatförteckningarna benämnda som Resume and applications, Hot list, Farm team, Targeted list och Referrals from the network, kvalificeras till den överliggande kandidatlistan kallad A-listers dvs de absolut mest intressanta kandidaterna som valts ut för vidare urval.

Det är på kandidaterna som finns med på A-listan, som man sedan lägger ner mer tid på i rekryteringsprocessen dvs aktivt bearbetar.

Vad är kandidatförteckning Targeted list?

En Targeted list kandidatlista inom rekrytering är en lista över kandidater som har valts ut baserat på specifika kriterier och mål för en viss tjänst. Denna lista är mer fokuserad och riktad än en generell kandidatlista. En Targeted list används ofta när man söker efter kandidater med specifika kompetenser eller erfarenheter som är svåra att hitta genom bredare sökningar.

Targeted list kandidatförteckning är en förteckning över prospekt man har hittat genom eget aktivt sökande. Dessa kandidater har inte traditionellt sökt den lediga tjänsten, utan varit omedveten om den.

Efter granskning av CV, CCB och ett första urval, kontaktas varje potentiell kandidat på listan personligen, en i taget, för att bedöma intresset för tjänsten och om personen kan kvalificera sig till nästa steg i processen dvs till A-listers gruppen för vidare urval. Här är några kännetecken för en Targeted list:

Specifika kriterier: Kandidaterna på listan har valts ut baserat på mycket specifika krav och kvalifikationer som är nödvändiga för rollen.
Målgruppsinriktad: Listan är inriktad på en viss målgrupp av kandidater som har de erfarenheter och färdigheter som efterfrågas.
Effektiv sökning: Genom att använda en Targeted list kan rekryterare effektivisera sökprocessen och fokusera på de mest relevanta kandidaterna.
Högre träffsäkerhet: Eftersom listan är mer riktad, är chansen större att hitta kandidater som passar perfekt för tjänsten.

Vad är kandidatförteckning Hot list?

En Hot list kandidatlista inom rekrytering är en lista över kandidater som anses vara mycket attraktiva och eftertraktade för en viss tjänst. Dessa kandidater är ofta högprioriterade på grund av deras kvalifikationer, erfarenheter och hur väl de matchar företagets behov. Att ha en Hot list hjälper rekryterare att snabbt identifiera och engagera de mest lovande kandidaterna, vilket kan vara avgörande i en konkurrensutsatt arbetsmarknad. Hot list kallas kandidatförteckning över prospekt som lämnats in av medlemmar från rekryteringsorganisationen, vilket gör dessa mer ”direkt” kvalificerad till intervjuer, då dessa kandidater är mera ”heta”. Inte lika aktuellt att dela upp prospekt i ”ja” eller ”nej” grupp. Här är några kännetecken för en Hot list:

Högkvalificerade kandidater: Kandidaterna på denna lista har exceptionella kvalifikationer och erfarenheter som gör dem mycket attraktiva för arbetsgivaren.
Snabb tillgänglighet: Dessa kandidater är ofta tillgängliga för omedelbar anställning eller inom en kort tidsram.
Hög efterfrågan: Kandidaterna på Hot listan är ofta eftertraktade av flera arbetsgivare, vilket gör dem till en prioritet för rekryterare att snabbt kontakta och intervjua.
Strategisk matchning: De matchar företagets strategiska mål och kultur mycket väl, vilket gör dem till idealiska kandidater för att fylla kritiska roller.

Vad är kandidatförteckning Farm team?

Farm team är namnet på en egen uppbyggd kandidatbank dvs kandidatförteckning för olika befattningar. Ex projektledare, produktionstekniker, produktionschef mm, var för sig i egna listor. Dessa kan komma från tidigare gjorda rekryteringar, där man har fått in intressanta prospekt som man bedömt kan vara aktuell för andra tjänster i framtiden. En Farm team kandidatlista inom rekryteringsföretag är även en lista över kandidater som har potential att bli starka framtida anställda men som kanske inte är redo för en specifik roll just nu. Dessa kandidater kan vara under utveckling eller i början av sin karriär och kan behöva mer erfarenhet eller utbildning innan de är redo för en mer avancerad position. Att använda en Farm team kandidatlista hjälper rekryteringsföretag att proaktivt identifiera och utveckla framtida talanger, vilket kan vara avgörande för att möta långsiktiga rekryteringsbehov.

Här väljs intressanta kandidater ut för vidare kvalificering till kandidatförteckningen A-listers gruppen för vidare urval. Här är några kännetecken för en Farm team kandidatlista:

Utvecklingspotential: Kandidaterna på denna lista har visat stor potential och kan utvecklas till att bli värdefulla medarbetare i framtiden.
Mentorskap och utbildning: Dessa kandidater kan dra nytta av mentorskap, utbildning och andra utvecklingsprogram för att förbättra sina färdigheter och erfarenheter.
Långsiktig strategi: Rekryteringsföretag använder Farm team listor som en del av en långsiktig strategi för att bygga upp en pipeline av talanger som kan fylla framtida behov.
Relationer och nätverk: Genom att hålla kontakten med dessa kandidater kan rekryteringsföretag bygga starka relationer och nätverk som kan vara värdefulla när kandidaterna är redo för nästa steg i sin karriär.

Vad är kandidatförteckning Resume and applications?

En Resume and applications kandidatlista är en lista som sammanställer alla inkomna ansökningar och CV:n för en specifik rekryteringsprocess. Denna lista används för att organisera och hantera kandidaternas dokument på ett strukturerat sätt. Att använda en Resume and applications kandidatlista är ett grundläggande verktyg för att säkerställa att rekryteringsprocessen är organiserad och effektiv. En kandidatförteckning med jobbansökningar man fått på aktuell gjord jobbannonsering, i press (tidningar), Web eller via Arbetsförmedlingen.

Här väljs intressanta kandidater ut för vidare kvalificering till kandidatförteckningen A-listers gruppen för vidare urval. Kan ske löpande eller efter sista satta inskickningsdagen för rekryteringskampanjen. Här är några viktiga aspekter av en sådan lista:

Sammanställning av ansökningar: Listan innehåller alla CV:n och ansökningsbrev som har skickats in av kandidaterna. Detta gör det enkelt att få en översikt över alla sökande.
Kvalifikationsöversikt: Genom att samla alla ansökningar på ett ställe kan rekryterare snabbt jämföra kandidaternas kvalifikationer och erfarenheter mot kravprofilen för tjänsten.
Filtrering och sortering: Listan kan ofta filtreras och sorteras baserat på olika kriterier, såsom utbildning, arbetslivserfarenhet, specifika färdigheter eller andra relevanta faktorer.
Uppföljning och status: Rekryterare kan använda listan för att hålla koll på varje kandidats status i rekryteringsprocessen, såsom vilka som har blivit kontaktade, intervjuade eller avvisade.
Effektiv hantering: En välorganiserad Resume and applications kandidatlista hjälper till att effektivisera rekryteringsprocessen genom att göra det lättare att hantera och följa upp med kandidater.

Vad är kandidatförteckning Referrals from the network?

En Referrals from the network kandidatlista inom rekrytering är en lista över kandidater som har rekommenderats av nuvarande anställda eller andra personer inom företagets nätverk. Denna typ av lista kan vara mycket värdefull eftersom den bygger på personliga rekommendationer och ofta leder till högkvalitativa kandidater. Att ha en Referrals from the network kandidatlista kan vara en effektiv strategi för att hitta och anställa högkvalitativa kandidater snabbt och kostnadseffektivt. Från kandidatförteckning Referrals from the network dvs från sitt egna nätverk av kontakter, behöver man oftast få in mer kompletterande information från innan urval kan göras, ex CV, CCB Confidential Candidate Brief eller från LinedIn.

Här väljs intressanta kandidater ut för vidare kvalificering till kandidatförteckningen A-listers gruppen för vidare urval. Här är några kännetecken för en sådan lista:

Personliga rekommendationer: Kandidaterna på listan har blivit rekommenderade av personer som känner dem väl, vilket ofta innebär att de har en god förståelse för kandidatens kompetenser och arbetsstil.
Snabbare rekryteringsprocess: Eftersom dessa kandidater redan har blivit förhandsgranskade av någon inom nätverket, kan rekryteringsprocessen ofta gå snabbare och smidigare.
Högre kvalitet: Rekommenderade kandidater tenderar att vara bättre anpassade till företagets kultur och krav, vilket kan leda till högre anställningskvalitet och lägre omsättning².
Motivation och engagemang: Kandidater som kommer genom rekommendationer är ofta mer motiverade och engagerade eftersom de har en personlig koppling till företaget genom den som rekommenderade dem.
Kostnadseffektivitet: Att använda nätverksrekommendationer kan minska kostnaderna för rekrytering eftersom det minskar behovet av externa annonser och rekryteringsbyråer.

Steg-för-steg

Arbetsgång för att skapa och arbeta med kandidatlistor.

Samla in ansökningar: Börja med att samla in alla ansökningar och CV:n från de sökande. Detta kan göras elektroniskt via ett rekryteringssystem eller manuellt.
Utvärdera ansökningar: Gå igenom varje ansökan och jämför den med kravprofilen. Notera vilka kandidater som uppfyller de grundläggande kraven och vilka som har meriterande erfarenheter.
Poängsätt kandidater: För att göra det lättare att jämföra kandidater kan du poängsätta dem baserat på hur väl de uppfyller kraven. Skapa en matris där du listar kandidaterna vågrätt och kraven lodrätt, och sätt poäng på varje krav.
Intervjua de bästa kandidaterna: Baserat på poängsättningen, välj ut de kandidater som bäst matchar kravprofilen för intervjuer. Detta steg hjälper till att ytterligare bedöma deras lämplighet för tjänsten.
Referenstagning: Efter intervjuerna, ta referenser på de mest lovande kandidaterna för att få en bättre bild av deras tidigare prestationer och arbetsstil.

Fördelar

Kandidatlistor är ett kraftfullt verktyg inom rekrytering som erbjuder flera fördelar. Att använda kandidatlistor kan alltså göra rekryteringsprocessen mer strukturerad, effektiv och rättvis, vilket i sin tur kan leda till bättre anställningsbeslut och en starkare arbetsstyrka. Här är några av de viktigaste:

Struktur och översikt: Organisering, genom att samla alla kandidater på en lista får rekryterare en tydlig översikt över alla sökande och deras kvalifikationer. Jämförelse med att det blir enklare att jämföra kandidaternas erfarenheter och färdigheter mot kravprofilen för tjänsten.
Effektivitet: Snabbare urval med en välorganiserad lista kan rekryterare snabbt identifiera de mest kvalificerade kandidaterna och fatta beslut om vilka som ska gå vidare i processen. Tidsbesparing med att ha alla kandidater samlade på ett ställe minskar tiden som behövs för att söka igenom ansökningar och CV:n.
Objektivitet: Standardiserad bedömning genom att använda fasta kriterier för att poängsätta och jämföra kandidater minskar risken för subjektiva bedömningar. Rättvisa då alla kandidater bedöms på samma grunder, vilket bidrar till en mer rättvis rekryteringsprocess.
Spårbarhet och uppföljning: Dokumentation att en kandidatlista gör det enkelt att dokumentera och följa upp varje kandidats status i rekryteringsprocessen. Historik med att Rekryterare kan enkelt gå tillbaka och se tidigare bedömningar och beslut, vilket underlättar framtida rekryteringar.
Förbättrad kommunikation: Tydlighet då en kandidatlista gör det lättare att kommunicera med teammedlemmar och andra intressenter om vilka kandidater som är aktuella och varför. Uppföljning med att det blir enklare att hålla kontakten med kandidater och informera dem om deras status i processen.
Strategisk planering: Pipeline av talanger genom att ha en lista över potentiella kandidater kan företag bygga upp en pipeline av talanger för framtida behov. Proaktiv rekrytering då Rekryterare kan vara mer proaktiva i sin sökning och utveckling av kandidater, vilket kan leda till bättre anställningar på lång sikt.
Förbättrad kandidatupplevelse: Snabbare respons då en organiserad lista kan rekryterare snabbare följa upp med kandidater, vilket förbättrar deras upplevelse av rekryteringsprocessen. Tydlig kommunikation med att Kandidater får tydligare och mer regelbunden information om var de befinner sig i processen.
Minskad risk för bortfall: Ingen kandidat glöms bort genom att ha alla kandidater på en lista minskar risken för att någon kvalificerad kandidat faller mellan stolarna. Systematisk uppföljning då Rekryterare kan systematiskt följa upp med alla kandidater, vilket säkerställer att ingen potentiell talang missas.
Bättre beslutsunderlag: Data-driven beslut genom att samla och analysera data från kandidatlistor kan rekryterare fatta mer informerade och objektiva beslut. Historisk data baserat på tidigare kandidatlistor kan användas som referens för att förbättra framtida rekryteringsstrategier.
Ökad transparens: Intern insyn då andra teammedlemmar och intressenter kan enkelt få insyn i rekryteringsprocessen och förstå vilka kandidater som övervägs och varför. Extern insyn så Kandidater kan få bättre insikt i hur de bedöms och vad som förväntas av dem.
Flexibilitet och anpassning: Skräddarsydda listor då Kandidatlistor kan anpassas efter specifika behov och krav för olika roller och avdelningar. Dynamisk uppdatering med att listorna kan enkelt uppdateras och justeras i takt med att nya kandidater tillkommer eller krav förändras.
Förbättrad mångfald och inkludering: Bredare urval genom att systematiskt samla in och utvärdera kandidater kan rekryterare säkerställa att de överväger en bredare och mer mångfaldig grupp av sökande. Minskad bias**: Strukturerade kandidatlistor och poängsättningssystem kan bidra till att minska omedveten bias i urvalsprocessen.
Förbättrad samordning: Teamarbete då Kandidatlistor gör det enklare för rekryteringsteam att samarbeta och dela information om kandidater. Centraliserad information då all relevant information om kandidater finns på ett ställe, vilket underlättar samordning och beslutsfattande.
Ökad precision i matchning: Bättre matchning genom att noggrant jämföra kandidaternas kvalifikationer med kravprofilen kan rekryterare säkerställa en bättre matchning för rollen. Minskad felrekrytering då en mer strukturerad process minskar risken för felrekryteringar, vilket kan spara tid och pengar på lång sikt.
Förbättrad dokumentation: Spårbarhet då Kandidatlistor ger en tydlig dokumentation av hela rekryteringsprocessen, vilket är användbart för framtida referens och revision. Efterlevnad med att ha en tydlig dokumentation hjälper också till att säkerställa att rekryteringsprocessen följer lagar och regler.
Stöd för strategisk rekrytering: Talangpooler genom att bygga och underhålla kandidatlistor kan företag skapa en pool av potentiella kandidater för framtida behov. Proaktiv rekrytering med att Rekryterare kan vara mer proaktiva i att identifiera och engagera talanger innan behovet uppstår.
Förbättrad analys och rapportering: Dataanalys då Kandidatlistor möjliggör insamling och analys av data som kan användas för att förbättra rekryteringsstrategier och processer. Rapportering genom att Rekryterare kan generera rapporter som ger insikter om rekryteringsprocessens effektivitet och resultat.
Ökad flexibilitet: Anpassningsbarhet genom att Kandidatlistor enkelt kan anpassas för att möta specifika behov och förändringar i rekryteringsstrategin. Skalbarhet med att de kan skalas upp eller ner beroende på volymen av rekryteringar och företagets tillväxt.

Nackdelar

Att vara medveten om nackdelar kan hjälpa rekryterare att balansera användningen av kandidatlistor med andra metoder för att säkerställa en effektiv och rättvis rekryteringsprocess.

Risk för att missa mångfald: Begränsad urval om kandidatlistan inte är tillräckligt bred kan det leda till en homogen grupp av kandidater, vilket kan minska mångfalden i arbetsstyrkan. Bias då det finns en risk att omedvetna fördomar påverkar vilka kandidater som hamnar på listan, vilket kan leda till en mindre inkluderande rekryteringsprocess.
Ökad administrativ börda: Tidskrävande med att skapa och underhålla kandidatlistor kan vara tidskrävande och kräva mycket administrativt arbete. Komplexitet då hantering av stora mängder data och information kan bli komplext och svårt att hålla organiserat.
Minskad flexibilitet: Stel processberoende på att en strikt användning av kandidatlistor kan göra rekryteringsprocessen mindre flexibel och anpassningsbar till förändrade behov eller nya insikter om vad som krävs för rollen. Fokus på formalia med att det kan bli för mycket fokus på att följa en formell process snarare än att anpassa sig efter varje unik rekryteringssituation.
Begränsad helhetsbild: Fokus på specifika kriterier då kandidatlistor ibland kan leda till att rekryterare fokuserar för mycket på specifika kriterier och missar andra viktiga aspekter av en kandidats potential, såsom mjuka färdigheter och kulturell passform. Svårt att mäta vissa egenskaper då vissa viktiga egenskaper, som kreativitet och ledarskap, kan vara svåra att fånga enbart genom en strukturerad lista.
Risk för att missa passiva kandidater: Aktiva sökande genom att Kandidatlistor tenderar att fokusera på aktiva sökande, vilket kan leda till att passiva kandidater, som inte aktivt söker jobb men kan vara mycket kvalificerade, missas.
Minskad personlig kontakt: Automatisering genom en överdriven användning av kandidatlistor och automatiserade system kan minska den personliga kontakten mellan rekryterare och kandidater, vilket kan påverka kandidatupplevelsen negativt.

Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?

Vi erbjuder uppdragsbemanning ex rekryterare som en resurs vid hela eller som en del av rekryteringsprocessen och för bästa styrning, boka projektledare. Behöver ni kommunicera grafiskt internt eller externt, anlita grafisk designer.

Intresserad?

Rekrytering | Bemanning | Utbildning

mikael@hybridwork.se

073-9282441

”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”

Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.

”Timelinespel, ett Gamification event. kandidatförteckning företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”

Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.

”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Kandidatförteckning konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”

Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.

”Ge rätt förutsättning vid införandet av Kandidatförteckning konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”

Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.

”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”

Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.