Kanban

Lean

”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”

Koncept att integrera & utveckla

Vad innebär konceptet Kanban?

Kanban är ett visuellt verktyg inom Lean Manufacturing och Just-In-Time (JIT) produktion som hjälper till att kontrollera och optimera arbetsflöden. Ursprungligen utvecklat av Toyota, syftar Kanban till att minska slöseri, förbättra effektiviteten och säkerställa att produktionen sker baserat på faktisk efterfrågan.

Kanban kan både vara ett bra komplement till ordinarie MPS och är betydligt enklare att administrera, dvs inga TO tillverkningsorder behövs skapas. Kanban är visuellt och enkelt att förstå och bygger på att man signalerar materialbehov genom antingen Kanbankort, tomma backar eller tom yta som ska fyllas på. Kanbankortet eller ex en tom back fungerar som en beställningspunkt till ex materialframplockare och ev extern leverantör och utgör också utifrån vald storlek signal om vilken volym/antal som ska fyllas på, tillsammans med information om vilken artikel och plats.

Grundprinciper för Kanban

Principer som hjälper till att skapa ett smidigt och effektivt arbetsflöde, vilket kan leda till ökad produktivitet och kvalitet. Dessa principer kan hjälpa till att skapa en ännu mer robust och effektiv Kanban-process. De första fyra grundprinciperna är de mest centrala för Kanban, nedan finns ytterligare principer och metoder som kan användas för att fördjupa och förbättra Kanban-implementeringen.

Visualisering: Använd Kanban-tavlor och kort för att visuellt representera arbetsflödet. Detta hjälper team att se vad som behöver göras, vad som pågår och vad som är klart.
Begränsning av pågående arbete (WIP): Sätt gränser för hur mycket arbete som kan vara i gång samtidigt. Detta förhindrar överbelastning och hjälper till att hålla fokus på att slutföra uppgifter.
Flödeshantering: Fokusera på att förbättra arbetsflödet genom att identifiera och eliminera flaskhalsar. Målet är att skapa ett jämnt och effektivt flöde av arbete.
Kontinuerlig förbättring: Uppmuntra ständiga små förbättringar i processen. Genom att regelbundet granska och justera arbetsflödet kan teamet bli mer effektivt över tid.
Gör processpolicys explicita: Genom att tydligt definiera och kommunicera arbetsflödesregler och förväntningar kan teamet arbeta mer konsekvent och effektivt.
Använd feedback-loopar: Regelbundna möten och granskningar, såsom dagliga stand-ups och retrospektiver, hjälper teamet att snabbt identifiera och åtgärda problem.
Samarbeta för att förbättra: Uppmuntra teammedlemmar att arbeta tillsammans för att hitta och implementera förbättringar i arbetsflödet.

Kanban funktion

Kanban fungerar genom att använda visuella signaler och regler för att hantera och optimera arbetsflöden. Genom att följa dessa principer och metoder kan Kanban hjälpa team att skapa ett smidigt och effektivt arbetsflöde, minska slöseri och förbättra kvaliteten på arbetet. Här är en detaljerad beskrivning av hur Kanban fungerar:

Visualisering: Kanban-tavla, en Kanban-tavla är ett visuellt verktyg som används för att representera arbetsflödet. Tavlan är vanligtvis uppdelad i kolumner som representerar olika steg i processen, till exempel ”Att göra”, ”Pågående” och ”Klart”. Kanban-kort, varje uppgift eller arbetsenhet representeras av ett kort som flyttas mellan kolumnerna på tavlan. Korten innehåller information om uppgiften, såsom beskrivning, ansvarig person och förfallodatum.
Begränsning av pågående arbete (WIP): WIP-gränser, för att undvika överbelastning och säkerställa att teamet fokuserar på att slutföra uppgifter, sätts gränser för hur många uppgifter som kan vara i gång samtidigt i varje kolumn. Detta hjälper till att identifiera och hantera flaskhalsar i processen.
Flödeshantering: Kontinuerligt flöde, målet är att skapa ett jämnt och effektivt flöde av arbete genom processen. Genom att identifiera och eliminera flaskhalsar kan teamet förbättra ledtider och öka produktiviteten. Pull-system, istället för att trycka arbete genom processen, dras arbete in i nästa steg när kapacitet finns. Detta minskar risken för överbelastning och förbättrar flödet.
Kontinuerlig förbättring: Feedback-loopar, regelbundna möten, såsom dagliga stand-ups och retrospektiver, används för att granska arbetsflödet och identifiera förbättringsmöjligheter. Teamet diskuterar vad som fungerar bra och vad som kan förbättras. Experiment och justeringar, teamet uppmuntras att kontinuerligt experimentera med och justera sina processer för att hitta de mest effektiva arbetsmetoderna.
Gör processpolicys explicita: Tydliga regler, genom att tydligt definiera och kommunicera arbetsflödesregler och förväntningar kan teamet arbeta mer konsekvent och effektivt. Detta inkluderar regler för hur uppgifter prioriteras och hanteras.
Använd feedback-loopar: Regelbundna granskningar, dagliga stand-ups, veckovisa planeringsmöten och retrospektiver hjälper teamet att snabbt identifiera och åtgärda problem samt att anpassa sig till förändringar.
Samarbeta för att förbättra: Teamarbete, uppmuntra teammedlemmar att arbeta tillsammans för att hitta och implementera förbättringar i arbetsflödet. Detta skapar en kultur av kontinuerlig förbättring och gemensamt ansvar.

Fördelar

Kanban erbjuder flera fördelar som kan förbättra effektiviteten och kvaliteten i arbetsflöden. Dessa fördelar visar hur Kanban kan bidra till att förbättra både arbetsprocesser och resultat i en mängd olika sammanhang.

Minskar slöseri: Genom att endast producera vad som behövs när det behövs, minskar Kanban överproduktion och onödiga lager.
Förbättrar kvalitet: Tidig identifiering och åtgärd av problem leder till högre kvalitet på slutprodukten.
Ökar flexibiliteten: Kanban gör det möjligt att snabbt anpassa sig till förändringar i efterfrågan eller arbetsbelastning.
Främjar transparens: Visuella Kanban-tavlor gör det enkelt för alla i teamet att se arbetsflödet och identifiera eventuella flaskhalsar.
Förbättrar teamarbete: Genom att skapa en gemensam förståelse för arbetsflödet och uppmuntra samarbete.
Minskar ledtider: Genom att optimera flödet av arbete och eliminera flaskhalsar kan ledtiderna minskas.
Ökar produktiviteten: Begränsning av pågående arbete (WIP) hjälper teamet att fokusera på att slutföra uppgifter, vilket ökar den totala produktiviteten.
Kontinuerlig förbättring: Regelbundna granskningar och justeringar av arbetsflödet leder till ständiga förbättringar.
Förbättrad kundnöjdhet: Genom att leverera produkter och tjänster snabbare och med högre kvalitet kan kundnöjdheten öka.
Bättre resursanvändning: Kanban hjälper till att optimera användningen av resurser genom att fokusera på de mest kritiska uppgifterna.
Ökad ansvarskänsla: Genom att visualisera arbetsflödet och tydligt definiera uppgifter blir det lättare för teammedlemmar att ta ansvar för sitt arbete.
Förbättrad kommunikation: Regelbundna möten och en gemensam visuell representation av arbetet förbättrar kommunikationen inom teamet.
Minskad stress: Genom att begränsa mängden pågående arbete och skapa ett jämnt arbetsflöde kan stressnivåerna i teamet minska.
Ökad innovation: Kontinuerlig förbättring och regelbundna retrospektiver uppmuntrar till kreativitet och innovation inom teamet.
Bättre förutsägbarhet: Genom att följa och analysera arbetsflödet kan teamet bättre förutsäga när uppgifter kommer att bli klara.
Skalbarhet: Kanban kan enkelt skalas upp eller ner beroende på teamets storlek och arbetsbelastning.
Förbättrad arbetsmoral: Genom att skapa en tydlig struktur och minska överbelastning kan Kanban bidra till en bättre arbetsmiljö och högre arbetsmoral.
Ökad transparens: Alla i teamet kan se vad som händer i realtid, vilket ökar transparensen och förtroendet inom teamet.
Snabbare identifiering av problem: Visuella signaler gör det lättare att snabbt upptäcka och åtgärda problem i arbetsflödet.
Bättre prioritering: Kanban hjälper team att fokusera på de viktigaste uppgifterna och prioritera arbete baserat på verklig efterfrågan.
Minskade kostnader: Genom att optimera arbetsflödet och minska slöseri kan Kanban bidra till lägre produktionskostnader.
Förbättrad leveransprecision: Genom att skapa ett jämnt och förutsägbart arbetsflöde kan teamet leverera produkter och tjänster mer pålitligt.
Ökad kundfokusering: Kanban hjälper team att bättre förstå och möta kundernas behov genom att anpassa arbetsflödet efter efterfrågan.
Stöd för fjärrarbete: Digitala Kanban-tavlor gör det möjligt för team att samarbeta effektivt även när de arbetar på distans.
Flexibilitet i implementering: Kanban kan anpassas till olika typer av projekt och arbetsflöden, vilket gör det till ett mångsidigt verktyg.

Nackdelar

Brist på tidsramar: Kanban saknar detaljerade scheman och tidsramar, vilket gör det svårt att förutse när uppgifter kommer att bli klara och när hela projektet kommer att slutföras.
Svårigheter med uppskattning: Eftersom Kanban inte har fasta tidsramar kan det vara utmanande att uppskatta hur lång tid en uppgift eller ett projekt kommer att ta.
Inte alltid lämpligt för alla situationer: Kanban fungerar inte lika bra i alla typer av projekt eller team. Det kan vara svårt att få alla att använda tekniken på samma sätt, vilket kan leda till ineffektivitet⁴.
Begränsad struktur: För team som behöver mer struktur och tydliga roller kan Kanban kännas för flexibelt och oorganiserat².
Risk för överbelastning: Utan tydliga gränser för hur mycket arbete som kan pågå samtidigt, finns det en risk att teammedlemmar blir överbelastade.

Steg-för-steg guide

Genom att följa steg kan man implementera Kanban effektivt och skapa ett smidigt och produktivt arbetsflöde.

Förstå ditt nuvarande arbetsflöde: Kartlägg processen, börja med att dokumentera hur arbetet flödar genom din organisation just nu. Identifiera alla steg från början till slut.
Skapa en Kanban-tavla: Välj en tavla, man kan använda en fysisk tavla med post-it-lappar eller en digital Kanban-tavla. Definiera kolumner, skapa kolumner som representerar de olika stegen i ditt arbetsflöde, till exempel ”Att göra”, ”Pågående” och ”Klart”.
Lägg till Kanban-kort: Skapa kort, varje uppgift eller arbetsenhet representeras av ett kort. Skriv en kort beskrivning av uppgiften på varje kort. Placera korten, placera korten i den kolumn som motsvarar deras nuvarande status.
Sätt WIP-gränser: Begränsa pågående arbete, bestäm hur många uppgifter som får vara i gång samtidigt i varje kolumn. Detta hjälper till att undvika överbelastning och förbättra flödet.
Hantera och förbättra flödet: Övervaka flödet, håll koll på hur arbetet rör sig genom tavlan. Identifiera och åtgärda flaskhalsar. Använd feedback-loopar, ha regelbundna möten, som dagliga stand-ups och retrospektiver, för att diskutera framsteg och förbättringar.
Gör processpolicys explicita: Definiera regler, tydligt definiera och kommunicera regler för hur arbete ska hanteras och flyttas mellan kolumner.
Uppmuntra kontinuerlig förbättring: Experimentera och justera, uppmuntra teamet att kontinuerligt experimentera med och justera processer för att hitta de mest effektiva arbetsmetoderna.
Respektera nuvarande roller och ansvar: Integrera med befintliga processer, anpassa Kanban till ditt teams befintliga roller och ansvar utan att göra stora förändringar på en gång.
Främja ledarskap på alla nivåer: Uppmuntra bidrag, uppmuntra alla teammedlemmar att bidra med idéer och förbättringsförslag.

Organisation

En organisation som arbetar med Kanban är strukturerad för att maximera effektivitet och flexibilitet genom att följa vissa principer och metoder. Genom att implementera dessa principer och metoder kan en organisation som arbetar med Kanban skapa ett effektivt och smidigt arbetsflöde som leder till förbättrad produktivitet och kvalitet. Här är några viktiga aspekter av hur en sådan organisation kan se ut:

Visuell arbetsflödeshantering: Kanban-tavlor, används för att visualisera arbetsflödet. Tavlorna kan vara fysiska eller digitala och är uppdelade i kolumner som representerar olika steg i processen, till exempel ”Att göra”, ”Pågående” och ”Klart”.
Begränsning av pågående arbete (WIP): WIP-gränser, sätter gränser för hur många uppgifter som kan vara i gång samtidigt i varje kolumn för att undvika överbelastning och förbättra flödet.
Kontinuerlig förbättring: Feedback-loopar, regelbundna möten som dagliga stand-ups, veckomöten och retrospektiver används för att granska arbetsflödet och identifiera förbättringsmöjligheter.
Tydliga processpolicys: Definierade regler, tydligt definierade och kommunicerade regler för hur arbete ska hanteras och flyttas mellan kolumner.
Samarbete och teamarbete: Teammedlemmarnas bidrag, uppmuntrar alla teammedlemmar att bidra med idéer och förbättringsförslag, vilket främjar en kultur av kontinuerlig förbättring.
Flexibilitet och anpassningsförmåga: Anpassning till förändringar, organisationen är flexibel och kan snabbt anpassa sig till förändringar i efterfrågan eller arbetsbelastning.
Ledarskap på alla nivåer: Främja ledarskap, uppmuntrar ledarskap och initiativ från alla nivåer inom organisationen, inte bara från toppositioner.
Transparens och ansvar: Öppen kommunikation, skapar en miljö där alla kan se vad som händer i realtid, vilket ökar transparensen och ansvarskänslan inom teamet.

I en organisation som använder Kanban kan flera olika befattningar och roller vara involverade. Dessa roller kan variera beroende på organisationens storlek och struktur, men de flesta team som använder Kanban kommer att ha en kombination av dessa befattningar för att säkerställa ett effektivt och smidigt arbetsflöde. För ett mindre företag där det oftast bara är ett fåtal från organisationen som medverkar i konceptet är det viktigt att dessa personer kan hantera flera ”hattar” befattningar.

Teammedlemmar: Utvecklare, designers, testare, de som utför det faktiska arbetet och flyttar uppgifter genom Kanban-tavlan.
Teamledare eller Scrum Master: Facilitator, hjälper teamet att följa Kanban-principerna, löser hinder och förbättrar arbetsflödet.
Produktägare: Prioritering och planering, ansvarar för att prioritera uppgifter och säkerställa att teamet arbetar med de mest värdefulla uppgifterna.
Projektledare: Övervakning och rapportering, håller koll på projektets framsteg och rapporterar till intressenter.
Agile Coach: Träning och stöd, hjälper team och organisationer att implementera och förbättra sina Kanban-processer.
Operativa chefer: Strategisk översikt, säkerställer att Kanban-processerna stödjer organisationens övergripande mål och strategier.
Kundrepresentanter: Feedback och krav, ger insikter och feedback från kunder för att säkerställa att produkterna och tjänsterna möter deras behov.
Kvalitetsansvariga: Kvalitetskontroll, säkerställer att arbetet som utförs uppfyller kvalitetsstandarder och krav.

Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?

Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.

Intresserad?

Rekrytering | Bemanning | Utbildning

mikael@hybridwork.se

073-9282441

”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”

Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.

”Timelinespel, ett Gamification event. Kanban Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”

Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.

”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Kanban konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”

Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.

”Ge rätt förutsättning vid införandet av Kanban konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”

Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.

”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”

Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.