”Hitta rätt person – Top Talent”
Koncept som stöd i rekryteringsprocessen
Varför behövs det tas fram en intervjuguide?
Intervjuguider vid anställningsintervjuer är strukturerade verktyg som används för att säkerställa en konsekvent och rättvis bedömning av kandidater. Dessa guider innehåller en uppsättning fördefinierade frågor och ämnen som intervjuaren ska följa under intervjun. Syftet med intervjuguider är att skapa en standardiserad process där alla kandidater får samma frågor, vilket gör det lättare att jämföra deras svar och kvalifikationer.
Våra intervjuguider innehåller frågor inom flera kategorier så som Standard frågor, Befattnings relaterade frågor, Karriärs och Övriga frågor. En intervjuguide kan innehålla upp till närmare 40 frågor och man kan ta fram guider för flera intervjuomgångar (finns som standard 1-3). Frågorna anpassas ihop med företaget så att de är helt relevanta för tjänsten. Vi har valt att i möjligaste mån använda oss av så kallade öppna frågor, så att den som intervjuas får möjlighet att ge mer uttömmande och beskrivande svar.
Det finns framtaget intervjuguider för de flesta ”vanliga” befattningarna ex produktionstekniker, produktionschef, kvalitetstekniker, produktionsledare, planerare, kvalitetschef, inköpare. Vi tar alltid fram nya för fler befattningar när vi fått ett rekryteringsuppdrag.
Fördelar
Att använda intervjuguider vid anställningsintervjuer har flera fördelar. Dessa fördelar bidrar till en mer rättvis, effektiv och professionell rekryteringsprocess.
- Struktur och konsistens: En intervjuguide säkerställer att alla kandidater får samma frågor och bedöms på samma sätt, vilket skapar en rättvis och jämförbar process.
- Effektivitet: Med en planerad struktur kan intervjun genomföras mer effektivt, vilket sparar tid för både intervjuaren och kandidaten.
- Fokuserade frågor: En guide hjälper till att hålla intervjun fokuserad på relevanta ämnen och undvika att samtalet glider iväg till irrelevanta områden.
- Förberedelse: Intervjuaren kan förbereda sig bättre genom att veta vilka frågor som ska ställas och vad man ska leta efter i svaren.
- Dokumentation: En intervjuguide gör det lättare att dokumentera svar och jämföra kandidater efter intervjun, vilket underlättar beslutsprocessen.
- Minskar bias: Genom att följa en standardiserad guide minskar risken för omedvetna fördomar och subjektiva bedömningar.
- Komplett bedömning: En väl utformad guide säkerställer att alla viktiga aspekter av kandidatens kvalifikationer och erfarenheter täcks in.
- Professionellt intryck: Att ha en strukturerad intervju ger ett professionellt intryck och visar att företaget tar rekryteringsprocessen på allvar.
- Förbättrad kommunikation: En intervjuguide hjälper till att säkerställa att intervjuaren kommunicerar tydligt och konsekvent med alla kandidater.
- Minskad stress för intervjuaren: Genom att ha en strukturerad guide att följa kan intervjuaren känna sig mer säker och mindre stressad under intervjun.
- Bättre kandidatupplevelse: Kandidater uppskattar en välorganiserad och professionell intervju, vilket kan förbättra deras uppfattning om företaget.
- Ökad transparens: En intervjuguide gör det lättare att förklara och motivera beslut som fattas under rekryteringsprocessen.
- Stöd för oerfarna intervjuare: För nya eller mindre erfarna intervjuare kan en guide fungera som ett värdefullt stöd och säkerställa att viktiga frågor inte glöms bort.
- Möjlighet till feedback och förbättring: Genom att använda en standardiserad guide kan företaget samla in feedback och kontinuerligt förbättra intervjuprocessen.
- Juridisk säkerhet: En strukturerad och konsekvent intervjuprocess kan hjälpa till att skydda företaget mot potentiella juridiska problem relaterade till diskriminering eller orättvisa anställningsmetoder.
- Främjar objektivitet: Genom att fokusera på specifika kompetenser och erfarenheter minskar risken för att personliga preferenser påverkar bedömningen.
- Förbättrad kvalitet på anställningar: Genom att använda en strukturerad guide kan du säkerställa att du ställer frågor som verkligen bedömer kandidatens kompetens och passform för rollen.
- Minskad risk för missförstånd: En tydlig guide hjälper till att undvika missförstånd mellan intervjuaren och kandidaten, vilket kan leda till mer precisa och informativa svar.
- Stöd för flera intervjuomgångar: Intervjuguider kan anpassas för att användas i flera omgångar av intervjuer, vilket säkerställer att varje steg i processen är noggrant genomtänkt och strukturerat.
- Främjar öppna frågor: Genom att inkludera öppna frågor i guiden uppmuntras kandidater att ge mer utförliga och beskrivande svar, vilket ger en djupare insikt i deras erfarenheter och tankesätt.
- Flexibilitet för olika roller: Intervjuguider kan skräddarsys för olika befattningar, vilket gör dem användbara för en mängd olika roller och branscher.
- Främjar teambuilding: Genom att använda intervjuguider som en del av ett större rekryteringskoncept kan det bidra till teambuilding och framdrift inom företaget.
- Stöd för kompetensutveckling: En väl utformad intervjuguide kan också fungera som ett verktyg för att identifiera och utveckla kompetenser inom företaget.
Nackdelar
Här är några nackdelar med att använda intervjuguider vid anställningsintervjuer. Dessa nackdelar visar att det är viktigt att balansera användningen av intervjuguider med flexibilitet och spontanitet för att få ut det bästa av intervjuprocessen.
- Begränsad flexibilitet: En strikt intervjuguide kan göra det svårt att anpassa intervjun efter kandidatens unika bakgrund och erfarenheter.
- Minskad spontanitet: Intervjuaren kan känna sig bunden till guiden och missa möjligheten att ställa följdfrågor som kan ge djupare insikter.
- Risk för mekanisk intervju: Om intervjun blir för strukturerad kan den kännas opersonlig och mekanisk, vilket kan påverka kandidatens upplevelse negativt.
- Överdriven fokus på struktur: För mycket fokus på att följa guiden kan leda till att intervjuaren missar viktiga signaler och nyanser i kandidatens svar.
- Tidskrävande förberedelse: Att skapa och uppdatera intervjuguider kan vara tidskrävande och kräva mycket arbete.
- Risk för förutfattade meningar: En guide kan ibland leda till att intervjuaren har förutfattade meningar om vad som är rätt svar, vilket kan påverka bedömningen.
- Begränsad kreativitet: En strikt guide kan hämma intervjuarens kreativitet och förmåga att tänka utanför boxen under intervjun.
- Minskad kandidatengagemang: Kandidater kan känna sig mindre engagerade om intervjun känns för formell och strukturerad.
Steg-för-steg guide
Genom att följa steg kan man skapa en effektiv och rättvis intervjuguide som hjälper företaget att hitta de bästa kandidaterna för organisationen.
- Identifiera krav och kompetenser: Börja med att identifiera de specifika krav och kompetenser som är viktiga för den aktuella rollen. Detta kan inkludera tekniska färdigheter, erfarenhet, utbildning och mjuka färdigheter.
- Utveckla frågor: Skapa en lista med frågor som är utformade för att bedöma de identifierade kompetenserna. Frågorna bör vara öppna och uppmuntra kandidaten att ge detaljerade svar.
- Strukturera guiden: Organisera frågorna i en logisk ordning. Börja med inledande frågor för att bryta isen och gå sedan vidare till mer specifika och djupgående frågor. Avsluta med frågor som ger kandidaten möjlighet att ställa egna frågor.
- Inkludera bedömningskriterier: För varje fråga, inkludera tydliga bedömningskriterier som hjälper intervjuaren att objektivt bedöma kandidatens svar. Detta kan vara en skala eller specifika punkter att leta efter i svaren.
- Testa och justera: Testa intervjuguiden med några kollegor eller genomföra en pilotintervju. Samla feedback och justera guiden baserat på deras erfarenheter och synpunkter.
- Utbilda intervjuare: Se till att alla intervjuare är utbildade i hur man använder intervjuguiden. Detta inkluderar att förstå syftet med varje fråga och hur man bedömer svaren objektivt.
- Genomföra intervjuer: Använd intervjuguiden under intervjuerna för att säkerställa att alla kandidater får samma frågor och bedöms på samma sätt. Dokumentera svaren noggrant.
- Utvärdera och ge feedback: Efter intervjuerna, utvärdera kandidaternas svar baserat på bedömningskriterierna. Ge feedback till kandidaterna och använd insikterna för att fatta välgrundade anställningsbeslut.
- Kontinuerlig förbättring: Samla in feedback från intervjuare och kandidater för att kontinuerligt förbättra intervjuguiden och intervjuprocessen.
Organisation
För att effektivt använda intervjuguider vid anställningsintervjuer bör en organisation ha en strukturerad och genomtänkt process. Genom att följa dessa riktlinjer kan en organisation säkerställa att användningen av intervjuguider bidrar till en rättvis, effektiv och professionell rekryteringsprocess. Här är några nyckelaspekter:
- Rekryteringsteam: Ett dedikerat team som ansvarar för att utveckla och uppdatera intervjuguider. Detta team bör inkludera HR-specialister och representanter från de avdelningar som rekryterar.
- Träning och utbildning: Alla intervjuare bör genomgå utbildning i hur man använder intervjuguider effektivt. Detta inkluderar att förstå syftet med varje fråga och hur man bedömer svaren objektivt.
- Standardiserade processer: Implementera standardiserade processer för att säkerställa att alla kandidater bedöms på samma sätt. Detta inkluderar att använda samma intervjuguide för alla kandidater för en viss roll.
- Feedback och utvärdering: Efter varje intervju bör intervjuaren dokumentera sina intryck och ge feedback. Detta hjälper till att kontinuerligt förbättra intervjuprocessen och intervjuguiderna.
- Anpassningsbarhet: Även om standardisering är viktig, bör det finnas utrymme för att anpassa intervjuguiderna baserat på specifika roller och krav.
- Teknisk stöd: Användning av rekryteringssystem och verktyg som kan integrera intervjuguider och underlätta dokumentation och analys av intervjusvar.
- Kandidatens upplevelse: Fokusera på att skapa en positiv upplevelse för kandidaten genom att vara transparent om processen och ge tydlig feedback efter intervjun.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex rekryterare som en resurs vid hela eller som en del av rekryteringsprocessen och för bästa styrning, boka projektledare. Behöver ni kommunicera grafiskt internt eller externt, anlita grafisk designer.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Intervjuguide företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Intervjuguide konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Intervjuguide konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
