”Hitta rätt person – Top Talent”
Koncept som stöd i rekryteringsprocessen
Vad innebär det att göra en anställningsintervju?
En anställningsintervju är en process där en arbetsgivare och en potentiell anställd möts för att bedöma om kandidaten är lämplig för en viss tjänst. Under intervjun ställer arbetsgivaren frågor för att förstå kandidatens erfarenheter, färdigheter och personliga egenskaper. Samtidigt får kandidaten möjlighet att ställa frågor om företaget och tjänsten för att avgöra om det är en bra match för dem.
Intervjuer kan variera i form och struktur, men de vanligaste typerna inkluderar telefonintervjuer, personliga intervjuer och panelintervjuer. Syftet med en anställningsintervju är att säkerställa att både arbetsgivaren och kandidaten har tillräcklig information för att fatta ett välgrundat beslut om anställningen.
Vilka olika typer av intervjuer finns det?
Det finns många olika typer av intervjuer beroende på hur långt man har kommit i anställningsprocessen. De vanligaste är Benchmark interview, Initial contact, Screening interview and CCB, Face to face interview, Search chair interview, Hiring manager interview, Search committee interview, Candidate presentation.
Fördelar
Anställningsintervjuer har flera fördelar för både arbetsgivare och kandidater
- Bedömning av kompetens: Arbetsgivaren kan direkt utvärdera kandidatens färdigheter och erfarenheter.
- Personlig interaktion: Intervjuer ger en möjlighet att bedöma kandidatens kommunikationsförmåga och personlighet.
- Kulturmatchning: Arbetsgivaren kan avgöra om kandidaten passar in i företagets kultur och arbetsmiljö.
- Kandidatens frågor: Kandidaten får möjlighet att ställa frågor och få en bättre förståelse för företaget och rollen.
- Förväntningshantering: Båda parter kan klargöra förväntningar och arbetsvillkor, vilket minskar risken för missförstånd senare.
- Direkt feedback: Kandidater kan få omedelbar feedback på sina svar och prestationer, vilket kan hjälpa dem att förbättra sig inför framtida intervjuer.
- Bygga relationer: Intervjuer ger en möjlighet att bygga en relation mellan arbetsgivare och kandidat, vilket kan leda till en bättre arbetsmiljö om kandidaten anställs.
- Bedömning av problemlösningsförmåga: Genom att ställa scenario-baserade frågor kan arbetsgivaren bedöma kandidatens förmåga att lösa problem och tänka kritiskt.
- Förståelse för arbetsrollen: Kandidaten får en djupare förståelse för arbetsrollen och företagets förväntningar, vilket kan hjälpa dem att avgöra om de verkligen vill ha jobbet.
- Minska risken för felrekrytering: Genom att noggrant utvärdera kandidater kan arbetsgivaren minska risken för att anställa någon som inte passar för rollen eller företaget.
Nackdelar
- Stress och nervositet: Kandidater kan känna sig stressade eller nervösa, vilket kan påverka deras prestation negativt.
- Tidskrävande: Intervjuer kan vara tidskrävande för både arbetsgivare och kandidater, särskilt om det är flera omgångar.
- Subjektivitet: Bedömningen kan vara subjektiv och påverkas av intervjuarens personliga bias.
- Begränsad information: En intervju ger bara en ögonblicksbild av kandidaten och kanske inte fullt ut reflekterar deras kompetens och potential.
- Kostnader: Genomförandet av intervjuer, särskilt om de involverar resor eller externa rekryterare, kan vara kostsamt.
Steg-för-steg guide
- Förberedelse: Läs igenom kandidatens CV och ansökningsbrev noggrant. Förbered en lista med frågor som är relevanta för tjänsten. Se till att du har en tyst och ostörd plats för intervjun.
- Inledning: Hälsa kandidaten välkommen och presentera dig själv och din roll. Ge en kort översikt över företaget och tjänsten. Förklara intervjuns struktur och vad kandidaten kan förvänta sig.
- Frågor och svar: Ställ dina förberedda frågor och lyssna noggrant på kandidatens svar. Be om konkreta exempel på tidigare erfarenheter och prestationer. Var uppmärksam på kandidatens kroppsspråk och kommunikationsförmåga.
- Kandidatens frågor: Ge kandidaten möjlighet att ställa frågor om företaget och tjänsten. Svara ärligt och utförligt på deras frågor.
- Avslutning: Tacka kandidaten för deras tid och intresse. Informera om nästa steg i rekryteringsprocessen och när de kan förvänta sig att höra från dig. Avsluta intervjun på ett positivt sätt.
- Utvärdering: Gå igenom dina anteckningar och utvärdera kandidatens svar och prestation. Diskutera med eventuella kollegor som också deltog i intervjun. Besluta om kandidaten ska gå vidare i processen eller inte.
Organisation
Dessa roller kan bidra till en mer omfattande och rättvis bedömning av kandidater och säkerställa att rätt person anställs för jobbet. Vid rekrytering i mindre företag har man oftast bara ett fåtal som är involverad i anställningsintervjuer. Dessa personer får då ha ”flera hattar” dvs göra arbetsuppgifter som motsvarar de befattningar man inte har, dessa som ett stort företag har.
- Rekryterare: Ansvarar för att planera och genomföra intervjuer. Förbereder frågor och utvärderingskriterier. Genomför initiala screeningintervjuer för att bedöma kandidaternas grundläggande kvalifikationer.
- Hiring Manager: Den närmaste chefen för den lediga tjänsten. Deltar i djupintervjuer för att bedöma kandidatens tekniska färdigheter och kulturella passform. Fattar det slutgiltiga beslutet om anställning.
- Search Chair: Leder intervjuprocessen och säkerställer att den följer företagets riktlinjer. Deltar i djupintervjuer och bedömer kandidatens förmåga att leverera resultat och interagera med andra. Ställer frågor om kandidatens tidigare erfarenheter och prestationer.
- Search Committee: En panel av medarbetare som deltar i slutintervjuer. Bedömer kandidatens lämplighet för rollen genom att ställa djupgående och specifika frågor. Hjälper till att fatta det slutgiltiga beslutet om anställning.
- Kandidat: Förbereder sig genom att läsa på om företaget och tjänsten. Svarar på frågor och ger exempel på tidigare erfarenheter och prestationer. Ställer egna frågor för att få en bättre förståelse för företaget och rollen.
- HR-specialist: Stödjer rekryteraren och hiring manager genom att hantera administrativa uppgifter och koordinera intervjuer. Kan delta i intervjuer för att bedöma kandidatens kulturella passform och överensstämmelse med företagets värderingar.
- Teknisk expert: Deltar i intervjuer för tekniska roller för att bedöma kandidatens tekniska färdigheter och kompetens. Ställer specifika tekniska frågor och genomför eventuellt praktiska tester eller kodgranskningar.
- Affärspartner: Representerar en specifik affärsenhet eller avdelning och bedömer kandidatens förmåga att bidra till affärsmål och strategier. Ställer frågor relaterade till affärsprocesser och mål.
- Mentor eller coach: Kan delta i intervjuer för att bedöma kandidatens potential för utveckling och lärande. Ställer frågor om kandidatens tidigare erfarenheter av mentorskap och coachning.
- Diversity and Inclusion Officer: Säkerställer att rekryteringsprocessen är rättvis och inkluderande. Bedömer kandidatens förståelse och engagemang för mångfald och inkludering.
Varför behöver man göra intern Benchmark intervjuer innan man startar kandidatintervjuerna?
Benchmark intervjuer är en intern aktivitet för att kunna stämma av inför de kommande kandidatintervjuerna, att frågor är riktiga och relevanta dvs ger svar på det vi önskar och stämmer med gjord positionsprofil. Frågor vi testar av internt eller med för oss känd person, som får representera en idealisk kandidat, beträffande kompetens, erfarenhet mm. Om man själva önskar hålla i anställningsintervjuer är det bra att göra en Benchmarkintervju först, som vi gärna hjälper er att lägga upp.
Efter gjord Benchmark interview uppdateras vid behov ev positionsprofilen och anställningsfrågorna, så att dessa bättre stämmer framåt. Man säkerställer därmed bättre att kraven är rätt satta för tjänsten och att positionsprofilen och frågeformuläret är rätt standardiserad.
Vad är syftet med Initial contact intervjuer?
Efter att man har gjort första steget som är en intern benchmarking intervju är man redo för ”själva” rekryteringsintervjuer och först önskar man stämma av vilka kandidater som fortfarande är aktuella efter att de visat intresse och som man ska skicka en befattningsprofils broschyr till (som PDF). Positionsprofils PDF innehåller mer fakta än vad som en normal platsannonsen innehåller, som gör att den sökande kan bättre sätta sig in i den lediga tjänsten och vilka krav som ställs.
Om intresse fortfarande finns, kontaktas kandidat och en befattningsprofils broschyr skickas. Även frågan när en återkoppling kan ske dvs hur lång tid den sökande behöver för att gå igenom positionsprofilen innan kontakt tas.
Vad innebär Screening interview och CCB intervjuer?
Efter att de sökande läst igen position profile, är det dags att ringa upp för se om personen fortfarande är en kandidat eller ska strykas från listan.
Syftet med samtalet är inte att sälja in befattningen, utan att få en förståelse för vem prospektet är som person, ledare och vad personen kan bidra med och tycker är viktigt och om en CCB ska skickas som kandidaten ska fylla i och skicka åter.
Vad är Face to face intervjuer?
Efter ha gjort the screening intervjuer, är detta den första intervjun där man möter kandidaten personligen antingen på vald plats eller distans via ex teams, medverkande är kandidaten och rekryteraren.
Syftet med denna intervju är att jämföra prestationer, erfarenheter och färdigheter som beskrivs i kandidatens CV och CCB med positionsprofilen, att leta efter inkonsekvenser och att identifiera framgångar och ev misslyckanden, bedöma kommunikationsförmågan, personens ledaregenskap- och anpassningsförmåga.
Intervjun sker i två etapper, varav första handlar om att kandidaten själv berättar om sin karriär och utbildningar och andra etappen av intervjuen är att kontrollera fakta i karriärsberättelsen, ställt mot CCB och resume.
Vad är en Search chair interview?
Efter ha gjort the face-to-face interview, är detta den andra intervjuen i steg 2, med följande medverkande: Kandidaten, rekryteraren och search chair. Denna intervju är utformad för att ytterligare bedöma kandidatens lämplighet för rollen.
Be först kandidaten ägna 10 till 15 minuter åt att beskriva sin karriär. Ger insikt i kandidatens bakgrund, utöver vad som framgår av personens CV och CCB.
Här besöms: Kandidatens förmåga att leverera satta resultat och egenskaper att interagerar och kommunicerar med andra.
Be kandidaten beskriva situationer där han aktivt medverkat till förbättringar och till förändringar av organisationen och skapat en atmosfär av förtroende. Vad har gått bra och vad har gått mindre bra? Hur har detta hanterats? Ansvar och konsekvens?
Sist frågas kandidaten, varför han skulle vara en bra kandidat till befattningen och vad han kan bidraga med.
Vad innebär Hiring manager intervju?
Efter ha gjort Search chair interview, är detta den tredje intervjuen i steg 2, med följande medverkande: kandidaten, rekryteraren, search chair, och hiring manager som oftast är den närmaste chefen. Vid det här laget har kandidaten granskats noggrant och kommit så långt att rekryteraren, konsulten och search manager tror att hon skulle passa bra för jobbet. Men det är till sist Hiring manager som kommer besluta och medverka i den sista intervjuen, för att bedömma ”gilla” kandidaten beträffande bl a systemtänk, kreativa tänkande och ledarstil.
Man kan mäta kandidatens systemtänkande genom att be honom berätta om ett specifikt beslut han fattat inom sin organisation som fick oväntade konsekvenser utanför hans organisation och hur han hanterade detta.
Frågor för kandidatens kreativa tänkande: Hur, specifikt, identifierar du problem? Hur hanteras problem och vilka strategier används för att mäta konsekvensen? Beskriv ett problem du hanterat från dess första identifiering till dess lösning. Bra om det är Hiring manager som ställer frågorna.
Viktigt för att få en känsla av kandidatens medfödda ledarstil. Det innebär att se över hans nivå av självmedvetenhet, uppriktighet, flexibilitet och ödmjukhet. Frågor: Alla fattar då och då ett dåligt beslut eller gör något som bara inte blir rätt. Ge ett exempel på när detta hände dig. Vad lärde du dig?
Vad innebär Search committee interview?
Efter ha gjort Hiring manager interview, är detta den fjärde intervjuen i steg 2, med följande medverkande: kandidaten, rekryteraren, search chair, och search committee ev konsult och protokoll-förare (valfritt). Mötestid ca 3-4 tim.
Den här intervjun, som är en panelintervju, är anställnings-teamens sista chans att känna och fråga ut kandidaten.
Den består av två intervjuer – en formell och en informell och syftet med dessa möten är att Search Committee ska bekräfta kandidatens lämplighet och hjälpa till att avgöra om personen är rätt för jobbet.
Poängen med den formella intervjun är att identifiera något som rekryteraren, search chair och hiring manager kan ha missat och genomförs utan att hiring manager är närvarande. Det är search committee som genomför denna intervju utan att känna till resultatet från intervjun gjord av hiring manager. Intervjun ska innehålla frågor som mer intresserar panelen, vara mer djupare och mer specifika.
Varje medlem i search committee som förberett frågor, ställer dessa i tur och ordning.
Den informella intervjun, som vanligtvis äger rum över lunch efter att den formella intervjun är klar, är avsedd att gruppen bättre lär känna kandidaten mer ”privat”
Nästa steg, Direkt efter mötet, medan allas tankar och intryck fortfarande är färska, bör det finnas en diskussion som slutar i ett go eller no-go-beslut.
Vad innebär Candidate presentation?
Efter ha gjort Search committee interview, är detta den femte 0ch avslutande intervjuen i steg 2.
Hittills har man under stegen i intervjuprocessen bedömt kandidatens färdigheter i förhållande till tjänsten och hans intresse för jobbet och är förmodligen helt övertygad om att kandidat är rätt person för jobbet. Men aldrig sett personen i aktion, med att göra någon arbetsuppgift.
Det är därför vi rekommenderar att man ber kandidaten att förbereda och hålla en formell ca 20-minuters presentation inför rekryteraren, search chair och search committee.
Denna presentation är viktig, men det är inget test. Det finns inga rätta svar.
Kandidatens presentation kommer att ge information hur han utrycker sig, är övertygande och trovärdig, är logisk, förbereder sig, vilket arbetssätt och ledarstil, klarar press och stress och hur han tänker.
Det är samma faktorer som dina kunder kommer att beakta när de gör ”affärer” med den här kandidaten!
Efter presentationen träffas anställningsteamet för att jämföra anteckningar. Ta reda på följande: Tycker alla likadant om kandidaten? Är skälen till deras urval eller diskvalificering av kandidaten lämplig? Vilka ytterligare frågor (om några) behöver ställas? Stämmer kandidatens mål och kompetens med rollens krav?
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex rekryterare som en resurs vid hela eller som en del av rekryteringsprocessen och för bästa styrning, boka projektledare. Behöver ni kommunicera grafiskt internt eller externt, anlita grafisk designer.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Intervjuer företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Intervjuer koncepten och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Intervjuer koncepten med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
