”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär det att gå Genchi genbutsu?
Genchi Genbutsu är ett japanskt uttryck som översätts till ”gå och se med egna ögon”. Det är ett viktigt koncept inom Lean-filosofin, som betonar vikten av att förstå ett problem eller en situation genom direkt observation på platsen där arbetet faktiskt utförs.
Genchi genbutsu tillhör gruppen Gembor dvs händelserundor, där även Gemba Walks ingår. Konceptet bygger på att man är på plats för händelsen, som kan vara någon form av avvikelse ex maskinstopp, läckage, trasig, oordning, säkerhetsrisk mm, och där dokumenterar för kort- som långsiktiga lösningar. För bästa resultat låter man Genchi Genbutsu samverkar med andra kända Lean koncept som ex ”förbättringshjulet” PDCA , ”etikettering” Tags och A3 Problem solving.
Grundprinciper för Genchi Genbutsu
Genchi Genbutsu kan tillämpas i många olika sammanhang, från tillverkningsindustrin till tjänsteföretag. Oavsett bransch handlar det om att vara närvarande och observera för att få en djupare förståelse och hitta lösningar som är grundade i verkligheten. Det hjälper organisationer att förbättra sina processer, minska slöseri och skapa en starkare koppling mellan teori och praktik.
- Gemba Walks: Genom att regelbundet genomföra Gemba Walks, där ledare och medarbetare går runt på arbetsplatsen för att observera och identifiera förbättringsmöjligheter, kan organisationen få en tydligare bild av verkliga arbetsförhållanden. Detta möjliggör snabb identifiering av problem, avvikelser och ineffektiva processer som kan åtgärdas omedelbart.
- Direkt observation av problem: När ett problem uppstår, som maskinstopp, läckage eller säkerhetsrisker, är det viktigt att gå till platsen direkt för att observera vad som hänt. Genom att se situationen med egna ögon kan man få en djupare förståelse för vad som orsakade problemet och hur det kan lösas. Detta minskar risken för missförstånd och säkerställer att åtgärderna som vidtas är baserade på faktiska observationer.
- Dokumentation och analys: Under observationen är det viktigt att dokumentera insikter och observationer noggrant. Detta kan inkludera foton, anteckningar och skisser som hjälper till att analysera problemet och identifiera rotorsaken. Genom att dokumentera observationerna kan informationen delas med andra i organisationen och användas för att utveckla både kortsiktiga och långsiktiga lösningar.
- Samarbete med andra Lean-verktyg: Genchi Genbutsu fungerar bäst när det kombineras med andra Lean-verktyg som PDCA (Plan-Do-Check-Act), A3 Problem Solving och Kaizen. Dessa verktyg hjälper till att strukturera och systematisera förbättringsarbetet. Kombinationen av dessa verktyg skapar en robust strategi för kontinuerlig förbättring och säkerställer att förbättringsåtgärderna är hållbara och effektiva.
- Användarengagemang: Genom att engagera medarbetare som är direkt involverade i arbetet kan man få värdefulla insikter och perspektiv som kan hjälpa till att identifiera och lösa problem. Detta främjar en kultur av samarbete och kontinuerlig förbättring där medarbetarna känner sig värdesatta och involverade i förbättringsprocessen.
- Snabba åtgärder på plats: Genchi Genbutsu innebär inte bara att identifiera problem utan också att försöka åtgärda dem direkt på plats när det är möjligt. Detta kan innebära att göra justeringar i processer, verktyg eller arbetsmetoder. Snabba åtgärder kan leda till omedelbara förbättringar och minskar risken för att problemen återkommer.
- Regelbunden utvärdering och justering: Efter att ha genomfört observationer och åtgärder är det viktigt att regelbundet utvärdera resultaten och justera åtgärderna vid behov. Detta säkerställer att förbättringarna är hållbara och fortsätter att ge positiva resultat. Regelbunden utvärdering och justering hjälper till att skapa en kultur av kontinuerligt lärande och förbättring.
Samverkar med andra Lean koncept
Genchi Genbutsu är en central princip inom Lean-filosofin och samverkar ofta med flera andra Lean-koncept för att uppnå bästa resultat. Genom att integrera Genchi Genbutsu med dessa och andra Lean-koncept kan organisationer skapa en stark och sammanhållen strategi för kontinuerlig förbättring och operativ excellens. Detta leder till ökad effektivitet, minskat slöseri och bättre kvalitet i arbetsprocesser.
- Gemba Walks: Innebär att ledare och medarbetare går planerat ”bokad tid” runt på arbetsplatsen (Gemba) för att observera och identifiera förbättringsmöjligheter. Genchi Genbutsu och Gemba Walks kompletterar varandra genom att båda betonar vikten av att observera verkliga arbetsförhållanden för att förstå och lösa problem.
- PDCA (Plan-Do-Check-Act): Är en iterativ metod för kontinuerlig förbättring som innebär att planera (Plan), genomföra (Do), kontrollera (Check) och agera (Act). Genchi Genbutsu används för att samla in data och insikter under fasen ”Plan” och ”Check” för att säkerställa att förbättringsåtgärderna är baserade på verkliga observationer och analyser.
- A3 Problem Solving: Är en strukturerad metod för problemlösning som används för att dokumentera och analysera problem på ett A3-papper (en storlek på papper som används ofta i Japan). Genchi Genbutsu används för att samla in nödvändig information och data direkt från arbetsplatsen för att fylla i A3-dokumentet och säkerställa att lösningarna är baserade på faktiska förhållanden.
- Kaizen: Betyder ”kontinuerlig förbättring” och handlar om att ständigt göra små, inkrementella förbättringar i processer och arbetsmetoder. Genchi Genbutsu används för att identifiera förbättringsområden genom direkt observation på arbetsplatsen, vilket bidrar till att driva Kaizen-initiativ framåt.
- 5 Whys: Är en enkel men effektiv metod för att identifiera rotorsaker till problem genom att ställa frågan ”Varför?” upprepade gånger (vanligtvis fem gånger). Genchi Genbutsu används för att samla in grundläggande data och insikter genom direkt observation, vilket hjälper till att svara på de fem varför-frågorna och identifiera rotorsaker.
- Visual Management: Innebär att använda visuella verktyg, som tavlor, diagram och signaler, för att tydliggöra information och arbetsflöden. Genchi Genbutsu bidrar med insikter och data som kan visualiseras för att hjälpa medarbetare att förstå och förbättra arbetsprocesser.
- Standard Work: Innebär att definiera och dokumentera de bästa kända arbetsmetoderna för att säkerställa konsekvens och effektivitet. Genchi Genbutsu används för att observera och dokumentera aktuella arbetsmetoder och identifiera förbättringar som kan inkluderas i Standard Work-dokumentationen.😊
- Kanban: Är ett visuellt system för att hantera arbetsflöden och optimera produktionen. Det använder tavlor och kort för att visa statusen på olika arbetsuppgifter. Genchi Genbutsu kan användas för att observera och analysera flödet av arbete i Kanban-systemet, identifiera flaskhalsar och förbättringsmöjligheter direkt på plats.
- 5S: Är en metod för att skapa och upprätthålla en organiserad, ren och effektiv arbetsplats genom fem steg: Sortera, Systematisera, Städa, Standardisera och Självdisciplin. Genchi Genbutsu används för att observera arbetsplatsen och identifiera områden som behöver förbättras enligt 5S-principerna, vilket säkerställer att arbetsplatsen förblir effektiv och välorganiserad.
- Value Stream Mapping (VSM): Är en metod för att kartlägga alla steg i en process, från början till slut, för att identifiera slöseri och möjligheter till förbättring. Genchi Genbutsu används för att direkt observera varje steg i värdeflödet, vilket ger insikter och data som kan användas för att skapa en mer exakt och realistisk VSM.
- Heijunka: Är en metod för att utjämna produktionen och minska variationer och ojämnheter i arbetsbelastningen. Genchi Genbutsu kan användas för att observera produktionslinjen och identifiera områden där arbetsbelastningen är ojämn eller där flaskhalsar uppstår, vilket hjälper till att implementera Heijunka.
- Just-In-Time (JIT): Är en produktionsstrategi som syftar till att producera exakt det som behövs, när det behövs, och i rätt mängd för att minimera lager och slöseri. Genchi Genbutsu används för att observera materialflöden och processer på plats, vilket hjälper till att identifiera ineffektivitet och möjligheter att förbättra JIT.
- Poka-Yoke: Är en metod för att förebygga misstag genom att införa felsäkra mekanismer i processer. Genchi Genbutsu används för att identifiera potentiella felkällor och utveckla Poka-Yoke-lösningar genom direkt observation av arbetsprocesserna.
- Hoshin Kanri: Är en strategisk planeringsmetod som syftar till att justera organisationens mål och aktiviteter med dess långsiktiga vision. Genchi Genbutsu kan användas för att observera och utvärdera hur väl strategiska mål implementeras på arbetsplatsen, vilket säkerställer att dagliga aktiviteter är i linje med organisationens övergripande mål.
Fördelar
- Förbättrad problemlösning: Genchi Genbutsu hjälper till att identifiera rotorsaken till problem genom att observera och analysera situationen direkt på plats. Detta leder till mer precisa och effektiva lösningar.
- Ökad transparens: Genom att vara närvarande på platsen där arbetet utförs, får ledningen en bättre förståelse för de dagliga utmaningarna och kan fatta mer informerade beslut.
- Förbättrad kommunikation: Genchi Genbutsu främjar öppen kommunikation mellan ledning och operatörer. Operatörerna får möjlighet att ge feedback och dela sina insikter om problemen.
- Snabbare åtgärder: När problem uppstår kan ledningen snabbt ge råd och implementera lösningar baserat på den faktiska situationen på plats.
- Ständig förbättring: Genchi Genbutsu är en del av Kaizen, vilket innebär ständig förbättring. Genom att regelbundet observera och analysera arbetsprocesser kan organisationer kontinuerligt hitta sätt att förbättra effektiviteten och minska slöseri.
- Ökad medvetenhet: Genchi Genbutsu ökar medvetenheten om problem och uppmuntrar till att rapportera dem omedelbart när de uppstår.
- Bättre kvalitetskontroll: Genom att observera arbetsprocesser och produkter direkt på plats kan organisationer säkerställa att kvaliteten uppfyller specifikationerna och är konstant.
- Engagerad personal: Genchi Genbutsu involverar personalen i problemlösningsprocessen, vilket ökar deras engagemang och motivation. Genchi Genbutsu är alltså en kraftfull metod för att förbättra verksamhetens effektivitet och kvalitet genom att förstå och hantera problem direkt på plats.
Nackdelar
Det är viktigt att överväga nackdelar och hitta en balans mellan att få en djup förståelse av problemet och att agera snabbt och effektivt.
- Tid- och resurskrävande: Att genomföra Genchi Genbutsu innebär att spendera tid och resurser på att gå till platsen för att observera och förstå problemet, vilket kan vara tidskrävande och kostsamt.
- Subjektiva bedömningar: Eftersom Genchi Genbutsu förlitar sig på observationer och bedömningar kan det finnas en risk för subjektiva tolkningar som kan påverka beslutens noggrannhet.
- Begränsad tillgång: I vissa situationer kan det vara svårt eller omöjligt att få tillgång till den plats där problemet uppstår, vilket begränsar möjligheten att genomföra Genchi Genbutsu.
- Kulturella hinder: Implementeringen av Genchi Genbutsu kan möta motstånd i organisationer med starka hierarkiska strukturer eller där det finns kulturella skillnader som påverkar hur observationer och feedback hanteras.
- Potentiell försening av åtgärder: Att spendera tid på att observera och förstå problemet kan ibland försena beslut och åtgärder, vilket kan vara kritiskt i situationer som kräver snabba lösningar.
Steg-för-steg guide
Genom att följa steg kan man säkerställa att Genchi Genbutsu utförs på ett effektivt och strukturerat sätt.
- Förberedelse: Identifiera problemet eller området som behöver undersökas. Informera relevanta teammedlemmar och involvera dem i processen.
- Gå till platsen (Gemba): Besök den faktiska platsen där arbetet utförs eller där problemet uppstår. Ta med nödvändig utrustning, såsom anteckningsblock, kamera eller inspelningsenhet.
- Observera och analysera: Studera processen noggrant och samla in data genom observationer. Intervjua medarbetare som är direkt involverade i processen. Dokumentera allt du ser och hör, inklusive problem och eventuella avvikelser.
- Identifiera grundorsaken: Analysera den insamlade informationen för att identifiera grundorsaken till problemet. Använd verktyg som 5 varför-analys eller fiskbensdiagram för att hjälpa till med analysen.
- Föreslå lösningar: Utveckla åtgärdsplaner baserade på de identifierade grundorsakerna. Diskutera lösningarna med teamet och få deras input och feedback.
- Implementera åtgärder: Genomför de föreslagna åtgärderna och säkerställ att alla involverade är informerade och utbildade. Övervaka implementeringsprocessen noggrant.
- Följ upp och utvärdera: Kontrollera resultaten av de genomförda åtgärderna för att säkerställa att problemet är löst. Dokumentera lärdomar och förbättringar för framtida referens.
- Ständiga förbättringar (Kaizen): Fortsätt att övervaka processen och sök ständigt efter möjligheter att förbättra och optimera arbetet.
Organisation
Flera olika befattningar kan vara involverade i att arbeta med Genchi Genbutsu inom en organisation. Dessa befattningar arbetar tillsammans för att säkerställa att Genchi Genbutsu-principen tillämpas effektivt inom organisationen.
- Produktionschefer: De ansvarar för att övervaka produktionsprocesser och säkerställa att allt fungerar smidigt. Genchi Genbutsu hjälper dem att identifiera och lösa problem direkt på plats.
- Kvalitetschefer: De använder Genchi Genbutsu för att säkerställa att produkterna uppfyller kvalitetsstandarder genom att observera och analysera produktionsprocesser.
- Lean-coacher: Dessa experter hjälper organisationer att implementera lean-principer, inklusive Genchi Genbutsu, för att förbättra effektiviteten och minska slöseri.
- Underhållspersonal: De använder Genchi Genbutsu för att identifiera och åtgärda underhållsproblem direkt på plats, vilket minskar driftstopp och förbättrar maskinernas prestanda.
- Operatörer och tekniker: De som arbetar direkt med maskiner och utrustning använder Genchi Genbutsu för att identifiera och lösa problem i realtid.
- Logistik- och lagerchefer: De använder Genchi Genbutsu för att optimera materialflöden och lagerhantering genom att observera och analysera processer på plats.
Förslag på rubriker i en Genchi Genbutsu blankett
Dessa rubriker täcker de viktigaste aspekterna av en Genchi Genbutsu-analys och kan hjälpa till att organisera informationen på ett strukturerat sätt.
- Datum och tid
- Plats för observation
- Beskrivning av problemet
- Analyserade data och resultat
- Orsak till problemet
- Förslag på lösningar
- Ansvariga personer
- Åtgärdsplan
- Uppföljningsdatum
- Kommentarer och anteckningar
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Genchi genbutsu Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Genchi genbutsu konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Genchi genbutsu konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
