”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär det att gå en Gemba walks?
Gemba är ett japanskt ord som betyder ”den verkliga platsen” eller ”där det händer”. Inom Lean-metodiken refererar Gemba till den plats där värdeskapande arbete utförs, till exempel en produktionslinje, ett kontor eller en serviceavdelning. Gemba Walks innebär att ledare och chefer regelbundet besöker dessa platser för att observera, lyssna och lära sig om de faktiska arbetsprocesserna.
Gemba walks, är en schemalagd styrd avläsningsrunda för att hitta avvikelser. Med hjälp av en checklista med kontroll/åtgärdspunkter och runda förteckning över platser som ska besökas, där platserna är geografiskt rätt ordnade, detta för snabb avläsning. När man kommit till en plats i runda förteckningen gör man sedan en avläsning enligt checklistan och avvikelserna antecknas ner för att senare rapporteras. Att dokumentera avvikelser och systematiskt åtgärda dessa, är det snabbaste sättet att få till ständig förbättring. Här knyts avvikelsen till plats med ansvarig och klar datum när avvikelsen ska vara åtgärdad.
Syftet med Gemba Walks
- Förstå verkligheten: Genom att vara närvarande på arbetsplatsen kan ledare få en djupare förståelse för de dagliga utmaningarna och möjligheterna som medarbetarna möter.
- Identifiera förbättringsmöjligheter: Genom att observera arbetsprocesserna kan ledare identifiera ineffektiviteter, slöseri och andra problem som kan åtgärdas för att förbättra produktiviteten och kvaliteten.
- Främja kommunikation: Gemba Walks skapar en öppen dialog mellan ledare och medarbetare, vilket kan leda till bättre samarbete och engagemang.
- Stödja kontinuerlig förbättring: Genom att regelbundet genomföra Gemba Walks kan ledare främja en kultur av kontinuerlig förbättring och innovation.
- Förbättra säkerheten: Genom att regelbundet observera arbetsplatsen kan ledare identifiera och åtgärda potentiella säkerhetsrisker, vilket bidrar till en säkrare arbetsmiljö.
- Öka medarbetarnas engagemang: När ledare visar intresse för de dagliga arbetsprocesserna och lyssnar på medarbetarnas insikter, kan det öka medarbetarnas engagemang och motivation.
- Främja en kultur av öppenhet: Gemba Walks kan bidra till att skapa en kultur av öppenhet och transparens inom företaget, där medarbetarna känner sig bekväma med att dela sina idéer och bekymmer.
- Stärka ledarskapet: Genom att vara närvarande på arbetsplatsen och visa ett aktivt intresse för de dagliga processerna kan ledare bygga förtroende och respekt bland medarbetarna.
- Förbättra kvaliteten: Genom att identifiera och åtgärda kvalitetsproblem på plats kan företaget förbättra sina produkter och tjänster, vilket leder till ökad kundnöjdhet.
- Optimera resurser: Gemba Walks kan hjälpa till att identifiera ineffektivt resursutnyttjande och föreslå förbättringar för att optimera användningen av material, tid och arbetskraft.
Fördelar
- Ökad insikt: Ledare får en bättre förståelse för de faktiska arbetsprocesserna och de utmaningar som medarbetarna möter.
- Förbättrad kommunikation: Gemba Walks främjar en öppen dialog och stärker relationerna mellan ledare och medarbetare.
- Effektivare problemlösning: Genom att identifiera och åtgärda problem på plats kan företaget snabbt förbättra sina processer och resultat.
- Främjad kontinuerlig förbättring: Gemba Walks stödjer en kultur av ständiga förbättringar och innovation.
- Förbättrad förståelse för arbetsprocesser: Genom att observera arbetsplatsen direkt kan ledare få en djupare insikt i de dagliga arbetsprocesserna och identifiera områden som behöver förbättras.
- Ökad medarbetarengagemang: När ledare visar intresse för medarbetarnas arbete och lyssnar på deras insikter, kan det öka medarbetarnas motivation och engagemang.
- Snabbare problemlösning: Genom att identifiera problem på plats och diskutera dem med medarbetarna kan lösningar implementeras snabbare och mer effektivt.
- Förbättrad kommunikation: Gemba Walks främjar en öppen dialog mellan ledare och medarbetare, vilket kan leda till bättre samarbete och förståelse.
- Ökad säkerhet: Genom att regelbundet observera arbetsplatsen kan potentiella säkerhetsrisker identifieras och åtgärdas, vilket bidrar till en säkrare arbetsmiljö.
- Kontinuerlig förbättring: Gemba Walks stödjer en kultur av ständiga förbättringar genom att regelbundet utvärdera och justera arbetsprocesserna.
- Bättre kvalitet: Genom att identifiera och åtgärda kvalitetsproblem på plats kan företaget förbättra sina produkter och tjänster, vilket leder till ökad kundnöjdhet.
- Optimering av resurser: Gemba Walks kan hjälpa till att identifiera ineffektivt resursutnyttjande och föreslå förbättringar för att optimera användningen av material, tid och arbetskraft.
- Förbättrad kundnöjdhet: Genom att identifiera och åtgärda problem i produktionsprocessen kan företaget leverera produkter av högre kvalitet, vilket leder till nöjdare kunder.
- Stärkt företagskultur: Gemba Walks kan bidra till att skapa en kultur av öppenhet, samarbete och ständiga förbättringar inom företaget.
- Ökad flexibilitet: Genom att regelbundet utvärdera och justera arbetsprocesserna kan företaget bli mer flexibelt och snabbt anpassa sig till förändringar i marknaden eller kundernas behov.
- Förbättrad arbetsmiljö: Genom att identifiera och åtgärda arbetsmiljöproblem kan Gemba Walks bidra till en säkrare och mer trivsam arbetsplats.
- Stärkt konkurrenskraft: Genom att kontinuerligt förbättra processerna och minska slöseri kan företaget bli mer konkurrenskraftigt på marknaden.
- Ökad innovation: Gemba Walks kan främja en kultur av innovation genom att uppmuntra medarbetarna att komma med nya idéer och lösningar på problem.
Nackdelar
Det är viktigt att vara medveten om nackdelar och arbeta för att minimera dem för att få ut det mesta av Gemba Walks.
- Tidskrävande: Gemba Walks kan vara tidskrävande, särskilt om de genomförs regelbundet och omfattar stora områden eller många processer.
- Resurskrävande: Det kan kräva betydande resurser i form av personal och tid för att genomföra Gemba Walks effektivt.
- Risk för störningar: Om Gemba Walks inte genomförs på rätt sätt kan de störa den dagliga verksamheten och påverka produktiviteten.
- Kräver engagemang: För att Gemba Walks ska vara effektiva krävs det att ledningen är engagerad och konsekvent i sitt genomförande, vilket kan vara en utmaning i vissa organisationer.
- Risk för ytlig analys: Om Gemba Walks inte genomförs noggrant kan det leda till en ytlig analys av problemen, vilket innebär att de verkliga orsakerna till ineffektivitet och slöseri inte identifieras.
- Kulturella hinder: I vissa organisationer kan det finnas kulturella hinder som gör det svårt att genomföra Gemba Walks effektivt, till exempel brist på öppenhet eller motstånd mot förändring.
Steg-för-steg guide
Genom att följa steg-för-steg guide kan man effektivt genomföra Gemba Walks och främja en kultur av kontinuerlig förbättring inom ditt företag.
- Planering: Bestäm syftet med Gemba Walken och vilka specifika områden eller processer som ska observeras. Skapa en checklista med kontrollpunkter som ska observeras under Gemba Walken. Informera medarbetarna om Gemba Walken i förväg för att säkerställa att de är medvetna om besöket och dess syfte.
- Förberedelse: Samla nödvändiga verktyg och dokument, såsom anteckningsblock, kamera eller mobiltelefon för att dokumentera observationer. Klä dig lämpligt för arbetsmiljön och se till att följa säkerhetsföreskrifterna.
- Genomförande: Gå ut på arbetsplatsen och börja observera de faktiska arbetsprocesserna enligt checklistan. Var uppmärksam på detaljer och notera eventuella avvikelser eller ineffektiviteter. Ställ frågor till medarbetarna för att förstå deras perspektiv och utmaningar. Lyssna aktivt och visa respekt för deras insikter.
- Dokumentation: Anteckna alla observationer och identifierade förbättringsmöjligheter. Ta bilder eller videor om det är tillåtet och relevant för att dokumentera specifika problem eller förbättringsområden. Dokumentera avvikelser och föreslå åtgärder för att åtgärda dem.
- Analys: Analysera de insamlade observationerna och identifiera de mest kritiska problemen som behöver åtgärdas. Prioritera förbättringsåtgärder baserat på deras påverkan på produktivitet, kvalitet och säkerhet.
- Åtgärdsplan: Utveckla en åtgärdsplan för att adressera de identifierade problemen och förbättringsmöjligheterna. Tilldela ansvariga personer för varje åtgärd och sätt upp tidsramar för genomförandet.
- Uppföljning: Följ upp med medarbetarna för att diskutera observationerna och implementera förbättringsåtgärder. Utvärdera resultaten av de genomförda åtgärderna och justera vid behov. Planera regelbundna Gemba Walks för att säkerställa kontinuerlig förbättring och övervakning av arbetsprocesserna.
- Kommunikation: Dela resultaten av Gemba Walken med hela teamet och fira framgångar. Uppmuntra medarbetarna att fortsätta identifiera och rapportera förbättringsmöjligheter.
Organisation
Olika befattningar inom ett företag kan ha olika roller och ansvar när det gäller att genomföra och stödja Gemba Walks. Genom att involvera olika befattningar i Gemba Walks kan företaget säkerställa en bredare förståelse för arbetsprocesserna och främja en kultur av kontinuerlig förbättring. Här är en översikt över hur befattningar kan arbeta med Gemba Walks.
- VD/CEO: Stödjer och främjar Gemba Walks som en del av företagets kultur och strategi. Deltar ibland i Gemba Walks för att visa sitt engagemang och förståelse för verksamheten. Säkerställer att nödvändiga resurser och stöd finns för att genomföra Gemba Walks effektivt.
- Produktionschef: Planerar och organiserar regelbundna Gemba Walks inom produktionsområdet. Analyserar observationer och identifierar förbättringsmöjligheter. Följer upp med teamet för att säkerställa att åtgärder implementeras och resultat uppnås.
- Kvalitetschef: Deltar i Gemba Walks för att identifiera kvalitetsproblem och förbättringsmöjligheter. Arbetar med teamet för att utveckla och implementera kvalitetsförbättringar. Övervakar och utvärderar effekterna av genomförda åtgärder på produktkvaliteten.
- Underhållschef: Deltar i Gemba Walks för att identifiera underhållsbehov och potentiella problemområden. Planerar och genomför underhållsåtgärder baserat på observationer från Gemba Walks. Samarbetar med produktionsteamet för att minimera driftstopp och förbättra maskinprestanda.
- Teamledare/Skiftledare: Leder Gemba Walks inom sitt ansvarsområde och engagerar teammedlemmarna i processen. Identifierar och rapporterar problem och förbättringsmöjligheter. Följer upp med teamet för att säkerställa att åtgärder implementeras och resultat uppnås.
- Medarbetare: Deltar aktivt i Gemba Walks och delar sina insikter och erfarenheter. Identifierar problem och föreslår förbättringsåtgärder. Samarbetar med ledningen och teamet för att implementera förbättringar och uppnå bättre resultat.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Gemba walks Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Gemba walks konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Gemba walks konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
