”Hitta rätt person – Top Talent”
Koncept som stöd i rekryteringsprocessen
Varför behövs det göras en behovsanalys? Behöver man tillsätta tjänsten?
Behovsanalys är första fasen av nio i Search process, rekryteringsprocessen, där fokus ligger på att utföra en behovsanalys för vakant tjänst och definiera kraven. Efter att man har lagt upp en grundläggande plan och satt ihop, organiserat ett rekryteringsteam, är uppgiften att utföra en behovsanalys. Det innebär att man ska bekräfta behovet av nyanställningen och ha samråd för att identifiera de exakta kraven för jobbet. Varför finns positionen? Vilken är dess strategiska inverkan? Bidrar den till intäkter eller effektivitet, eller som stödroll? Om det inte finns några tydliga svar på dessa frågor bör man fundera på om tjänsten verkligen behövs.
Finns det något som kan vara kritiskt? Möjlighet i Behovs blanketten att visualisera nivån med ”trafikljus” röd, gul och grön.
I Behovsanalysen ingår även att ta fram en matris över tjänstens arbetsuppgifter med antal arbetstimmar per vecka och om dessa går att delegera till andra befattningar. Syftet är att ”stanna till” och reflektera om tjänsten verkligen behöver tillsättas.
Fördelar
Behovsanalysen är alltså ett kraftfullt verktyg för att säkerställa att rekryteringsprocessen blir så effektiv och framgångsrik som möjligt. ett Ett verktyg för att hitta rätt person för jobbet och för att säkerställa att företaget är väl förberett för framtiden. Fördelar med Behovsanalys.
- Rätt kompetens: En noggrann behovsanalys hjälper till att identifiera exakt vilken kompetens och vilka färdigheter som behövs för rollen. Detta minskar risken för felrekryteringar och säkerställer att den nya medarbetaren kan bidra effektivt från dag ett.
- Kostnadseffektivitet: Genom att analysera behovet noggrant kan företaget avgöra om det verkligen behövs en ny anställning eller om behovet kan täckas genom omfördelning av arbetsuppgifter eller vidareutbildning av befintlig personal.
- Strategisk förstärkning: Behovsanalysen ger en möjlighet att strategiskt förstärka viktiga områden inom organisationen. Det kan också hjälpa till att identifiera och fylla kompetensluckor som är kritiska för företagets framtida mål.
- Ökad mångfald: En behovsanalys kan bidra till att skapa en mer diversifierad arbetsstyrka genom att identifiera möjligheter att inkludera olika perspektiv och erfarenheter, vilket kan leda till ökad innovation och bättre problemlösning.
- Förbättrad arbetsmiljö: Genom att involvera medarbetarna i behovsanalysen och lyssna på deras önskemål om utveckling, kan företaget skapa en mer engagerad och motiverad arbetsstyrka.
- Tydligare kravprofil: En behovsanalys hjälper till att skapa en detaljerad kravprofil för den nya tjänsten. Detta gör det lättare att kommunicera vad som förväntas av kandidaterna och att utvärdera deras lämplighet under intervjuprocessen.
- Bättre kandidatupplevelse: När företaget har en klar bild av vad som behövs, kan rekryteringsprocessen bli mer strukturerad och transparent. Detta ger en bättre upplevelse för kandidaterna, vilket kan stärka företagets rykte som arbetsgivare.
- Minskad personalomsättning: Genom att noggrant analysera och matcha företagets behov med rätt kandidat, minskar risken för missnöje och hög personalomsättning. Detta leder till en mer stabil och nöjd arbetsstyrka.
- Effektivare onboarding: Med en tydlig förståelse för vad den nya medarbetaren behöver kunna och göra, kan onboarding-processen bli mer fokuserad och effektiv. Detta hjälper den nya medarbetaren att snabbare komma in i rollen och börja bidra.
- Framtidssäkring: En behovsanalys kan också hjälpa företaget att tänka långsiktigt och förbereda sig för framtida utmaningar och möjligheter. Genom att identifiera framtida kompetensbehov kan företaget vara proaktivt och förbereda sig för förändringar på marknaden.
- Förbättrad arbetsfördelning: Genom att förstå exakt vilka uppgifter och ansvarsområden som behöver täckas, kan arbetsfördelningen inom teamet optimeras. Detta kan leda till en mer balanserad arbetsbelastning och ökad effektivitet.
- Ökad medarbetarnöjdhet: När medarbetarna ser att företaget noggrant analyserar och förstår behoven innan en ny rekrytering, kan det öka deras förtroende för ledningen och deras egen arbetsmiljö.
- Minskad stress: En tydlig behovsanalys kan minska stressen för både rekryterare och kandidater genom att klargöra förväntningarna och minska osäkerheten kring rekryteringsprocessen.
- Bättre beslutsunderlag: Behovsanalysen ger ett starkt beslutsunderlag för att motivera rekryteringsbeslut inför ledningen eller styrelsen. Detta kan underlätta godkännandeprocessen och säkerställa att alla är på samma sida.
- Förbättrad långsiktig planering: Genom att regelbundet genomföra behovsanalyser kan företaget bättre planera för framtida rekryteringsbehov och utveckla strategier för att möta dessa behov på lång sikt.
Nackdelar
Trots potentiella nackdelar kan en väl genomförd behovsanalys fortfarande vara mycket värdefull för att säkerställa att rekryteringsprocessen är effektiv och att rätt person anställs för rätt roll.
- Tidskrävande: Att genomföra en grundlig behovsanalys kan vara tidskrävande, vilket kan fördröja rekryteringsprocessen och påverka företagets förmåga att snabbt fylla en vakans.
- Resurskrävande: Behovsanalysen kan kräva betydande resurser i form av tid, pengar och personal. Detta kan vara en belastning, särskilt för mindre företag med begränsade resurser.
- Risk för överanalys: Det finns en risk att man överanalyserar och komplicerar processen, vilket kan leda till att viktiga beslut fördröjs eller att man missar bra kandidater som inte exakt matchar den detaljerade kravprofilen.
- Motstånd från medarbetare: Ibland kan medarbetare känna sig obekväma eller hotade av en behovsanalys, särskilt om de upplever att deras arbetsuppgifter och roller granskas noggrant.
- Förändringsmotstånd: Om behovsanalysen leder till förändringar i arbetsfördelning eller organisationsstruktur, kan det mötas av motstånd från medarbetare som är vana vid det nuvarande sättet att arbeta.
- Kostnader: Om behovsanalysen visar att det behövs omfattande utbildning eller omstrukturering, kan detta innebära höga kostnader för företaget.
Steg-för-steg guide
Genom att följa steg kan man säkerställa att behovsanalysen är grundlig och att rekryteringsprocessen blir så framgångsrik som möjligt. Använd Behovsanalys blanketten.
- Identifiera verksamhetens mål och behov: Börja med att förstå företagets övergripande mål och strategier. Diskutera med ledningen och avdelningschefer för att identifiera specifika behov och utmaningar som den nya rollen ska adressera.
- Definiera arbetsuppgifter och ansvarsområden: Lista de huvudsakliga arbetsuppgifterna och ansvarsområdena för den nya rollen. Var så specifik som möjligt för att säkerställa att alla viktiga aspekter täcks.
- Skapa en kravprofil: Utifrån arbetsuppgifterna, definiera de nödvändiga kompetenserna, erfarenheterna och personliga egenskaperna. Inkludera både ”måste ha”- och ”bra att ha”-kriterier.
- Analysera nuvarande resurser: Utvärdera den nuvarande personalstyrkan för att identifiera eventuella kompetensluckor. Bestäm om det finns interna kandidater som kan utvecklas för att fylla rollen.
- Involvera relevanta intressenter: Inkludera input från teammedlemmar, avdelningschefer och andra relevanta parter för att få en bredare bild av behovet. Detta kan också bidra till att få medarbetarnas stöd för den nya rekryteringen.
- Utvärdera och justera: Gå igenom den insamlade informationen och justera kravprofilen och arbetsbeskrivningen vid behov. Säkerställ att alla parter är överens om de slutliga kraven och förväntningarna.
- Dokumentera och kommunicera: Dokumentera behovsanalysen och kravprofilen tydligt. Kommunicera dessa dokument till alla involverade i rekryteringsprocessen för att säkerställa en enhetlig förståelse.
- Använd som grund för rekryteringsprocessen: Använd behovsanalysen och kravprofilen som grund för att skapa jobbannonser, genomföra intervjuer och utvärdera kandidater. Detta hjälper till att säkerställa att rekryteringsprocessen är fokuserad och effektiv.
Organisation
Genom att ha en tydlig struktur och rollfördelning kan organisationen säkerställa att behovsanalysen blir grundlig och att rekryteringsprocessen blir effektiv och framgångsrik. För att effektivt arbeta med behovsanalys vid rekrytering, kan en organisation strukturera sitt team på följande sätt:
- HR-chef: Leder hela HR-avdelningen och säkerställer att behovsanalysen är i linje med företagets övergripande mål och strategier.
- Rekryteringsansvarig: Ansvarar för att leda rekryteringsprocessen och samordna behovsanalysen. Denna person arbetar nära HR-chefen och andra avdelningschefer för att förstå de specifika behoven.
- HR-analytiker: Samlar in och analyserar data relaterad till personalbehov, såsom historisk personalomsättning, produktivitetsnivåer och marknadstrender. De använder denna data för att skapa en grundlig behovsanalys.
- Avdelningschefer: Varje avdelningschef bidrar med insikter om deras specifika behov och krav. De hjälper till att definiera de färdigheter och erfarenheter som krävs för nya roller inom deras team.
- HR-specialister: Stödjer rekryteringsansvarig och HR-analytiker genom att hantera administrativa uppgifter, såsom att skapa och publicera jobbannonser, samt att koordinera intervjuer och tester.
- Extern konsult (vid behov): Ibland kan det vara värdefullt att anlita en extern konsult för att få en objektiv syn på företagets behov och för att säkerställa att analysen är så omfattande och korrekt som möjligt.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex rekryterare som en resurs vid hela eller som en del av rekryteringsprocessen och för bästa styrning, boka projektledare. Behöver ni kommunicera grafiskt internt eller externt, anlita grafisk designer.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Behovsanalys företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för Behovsanalys konceptet och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av Behovsanalys konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
