”LEAN hjälper att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär konceptet 5W + 1H?
Konceptet 5W + 1H är en problemlösningsmetod inom Lean som syftar till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri. Metoden innebär att man besvarar alla grundläggande delar i ett problem genom att formulera frågor som börjar med: Vad? Vem? Var? När? Varför? och Hur? Dessa frågor hjälper till att identifiera potentiella lösningar på ett problem, eliminera misstag, öka effektiviteten eller effektivisera processer.
5W + 1H tillhör Customer and Value-Stream Tools inom Lean och är en av flera rotorsaksanalyser, tillsammans med exempelvis Ishikawa-diagram och 5 Whys. Metoden används för att samla in information eller lösa problem på ett standardiserat sätt.
Används tillsammans med andra Lean verktyg
Konceptet 5W + 1H används i flera andra Lean-verktyg för att förbättra processer och lösa problem. Dessa verktyg hjälper till att skapa en strukturerad och systematisk approach för att lösa problem och förbättra processer inom Lean.
- Ishikawa-diagram (Fiskbensdiagram): Används för att identifiera rotorsaker till problem genom att kategorisera möjliga orsaker i olika grenar.
- 5 Whys: En metod där man ställer frågan ”Varför?” fem gånger för att komma till rotorsaken till ett problem.
- Kaizen: En filosofi för kontinuerlig förbättring där 5W + 1H kan användas för att identifiera och lösa problem i små steg.
- PDCA (Plan-Do-Check-Act): En cyklisk metod för att förbättra processer där 5W + 1H kan användas i planerings- och analysfasen.
- Value Stream Mapping: En metod för att kartlägga och analysera flödet av material och information där 5W + 1H kan användas för att identifiera förbättringsområden.
- A3-rapportering: En strukturerad metod för problemlösning och förbättring där 5W + 1H används för att analysera och dokumentera problem och lösningar.
- Hoshin Kanri: En metod för strategisk planering där 5W + 1H kan användas för att bryta ner mål och identifiera åtgärder.
- Standardiserat arbete: En metod för att skapa och upprätthålla standarder där 5W + 1H kan användas för att identifiera och lösa avvikelser från standarden.
- Gemba Walks: En metod där ledare går till arbetsplatsen för att observera och förstå processer. 5W + 1H kan användas för att ställa frågor och identifiera förbättringsområden.
- Root Cause Analysis (RCA): En metod för att identifiera grundorsaker till problem där 5W + 1H kan användas för att ställa frågor och analysera orsaker.
Fördelar
Fördelar som gör 5W + 1H till ett kraftfullt verktyg för att förbättra processer och lösa problem inom Lean.
- Strukturerad problemlösning: Genom att ställa de sex grundläggande frågorna (Vad? Vem? Var? När? Varför? Hur?) får man en tydlig och strukturerad approach till att identifiera och lösa problem.
- Ökad effektivitet: Genom att noggrant analysera och förstå alla aspekter av ett problem kan man hitta mer effektiva lösningar och eliminera slöseri.
- Förbättrad kommunikation: Metoden hjälper till att säkerställa att alla inblandade parter har en gemensam förståelse för problemet och dess lösningar, vilket förbättrar kommunikationen och samarbetet.
- Förebyggande av framtida problem: Genom att identifiera rotorsaker till problem kan man implementera åtgärder som förhindrar att liknande problem uppstår i framtiden.
- Flexibilitet: 5W + 1H kan användas i olika sammanhang och anpassas till olika typer av problem och situationer, vilket gör det till ett mångsidigt verktyg.
- Förbättrad beslutsfattande: Genom att ha en klar och strukturerad bild av problemet och dess orsaker kan man fatta mer informerade och effektiva beslut.
- Ökad medvetenhet: Metoden hjälper till att öka medvetenheten om problem och deras orsaker bland alla medarbetare, vilket kan leda till en mer proaktiv och engagerad arbetsstyrka.
- Snabbare problemlösning: Genom att snabbt identifiera och analysera problemets alla aspekter kan man hitta lösningar snabbare och minska stilleståndstider.
- Stöd för kontinuerlig förbättring: 5W + 1H är ett verktyg som kan användas kontinuerligt för att identifiera och lösa problem, vilket stöder en kultur av kontinuerlig förbättring.
- Ökad kundnöjdhet: Genom att lösa problem effektivt och förbättra processer kan man leverera bättre produkter och tjänster till kunderna, vilket ökar deras nöjdhet.
Nackdelar
Dessa nackdelar är viktiga att ha i åtanke när man använder 5W + 1H-konceptet för att säkerställa att det används på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.
- Tidskrävande: Att noggrant besvara alla sex frågor kan vara tidskrävande, särskilt om problemet är komplext.
- Risk för överanalys: Det finns en risk att man överanalyserar problemet och fastnar i detaljer istället för att snabbt hitta en lösning.
- Kräver erfarenhet: För att effektivt använda 5W + 1H krävs det att användaren har erfarenhet och kunskap om metoden, vilket kan vara en utmaning för nybörjare.
- Begränsad tillämpning: Metoden kan vara mindre effektiv för problem som inte är väl definierade eller där det saknas tillräcklig information.
- Kan bli för generell: I vissa fall kan svaren på frågorna bli för generella och inte ge tillräckligt med insikt för att lösa problemet.
Steg-för-steg guide
Denna guide hjälper dig att använda 5W + 1H-konceptet på ett strukturerat och effektivt sätt för att lösa problem och förbättra processer inom Lean.
- Identifiera problemet: Vad är problemet? Beskriv problemet tydligt och konkret.
- Samla in information: Vem är inblandad? Identifiera alla personer eller grupper som påverkas av problemet. Var uppstår problemet? Bestäm platsen eller processen där problemet uppstår. När uppstår problemet? Ange tidpunkten eller frekvensen för när problemet inträffar.
- Analysera orsakerna: Varför uppstår problemet? Utforska de underliggande orsakerna till problemet genom att ställa frågan ”Varför?” flera gånger (5 Whys-metoden).
- Utveckla lösningar: Hur kan problemet lösas? Brainstorma möjliga lösningar och utvärdera deras effektivitet. Exempel: ”Inför ett tydligt underhållsschema och tilldela ansvar till specifika personer.
- Implementera lösningen: Vem ska genomföra lösningen? Tilldela ansvar till rätt personer eller team. När ska lösningen genomföras? Skapa en tidsplan för implementeringen.
- Utvärdera resultatet: Hur fungerar lösningen? Övervaka och utvärdera resultatet av den implementerade lösningen för att säkerställa att problemet är löst.
- Kontinuerlig förbättring: Fortsätt att använda 5W + 1H för att identifiera och lösa nya problem och förbättra processer kontinuerligt.
Organisation
Flera olika befattningar inom en organisation kan arbeta med 5W + 1H-konceptet för att förbättra processer och lösa problem. Dessa befattningar och roller arbetar tillsammans för att säkerställa att 5W + 1H-konceptet används effektivt för att förbättra processer och lösa problem inom organisationen.
- Lean-specialister: De som är specialiserade på Lean-metoder och arbetar med att implementera och förbättra Lean-processer.
- Produktionschefer: Ansvariga för att övervaka och förbättra produktionsprocesser.
- Kvalitetschefer: Fokuserar på att säkerställa att produkter och processer uppfyller kvalitetsstandarder.
- Projektledare: Leder projekt och använder 5W + 1H för att identifiera och lösa problem som uppstår under projektets gång.
- Processingenjörer: Arbetar med att analysera och förbättra processer inom organisationen.
- Förbättringsteam: Team som är dedikerade till kontinuerlig förbättring och använder 5W + 1H för att identifiera och lösa problem.
- Operatörer och anställda på golvet: De som arbetar direkt med processerna och kan använda 5W + 1H för att identifiera och rapportera problem.
Behöver ni hjälp att komma igång med 5W + 1H konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. 5W + 1H Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för 5W + 1H koncepten och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av 5W + 1H konceptet med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
