”LEAN hjälper till att förbättra effektiviteten och eliminera slöseri”
Koncept att integrera & utveckla
Vad innebär konceptet 5 Whys, 5 varför?
5 whys 5 varför är ett klassiskt koncept som ingår i Lean Perfection Tools och ett av flera förbättringsverktyg inom gruppen rotorsakssanalyser och bygger på att inte ”fastna” för första lösningen på problemet, utan arbeta sig ner till den egentliga orsaken till problemet. Att åtgärda den verkliga rotorsaken, ger förutsättning till en mer långsiktig lösning.
Metoden är enkel men effektiv och kan användas i många olika sammanhang, från produktion till tjänster och administration. Den är också ofta kombinerad med andra förbättringsverktyg som Ishikawa-diagram och Genchi Genbutsu.
Fördelar
- Identifierar rotorsaken: Genom att ställa frågan ”varför” flera gånger kan man gräva djupare och hitta den verkliga orsaken till problemet, vilket leder till mer hållbara lösningar.
- Enkel att använda: Metoden kräver inga avancerade verktyg eller tekniker, vilket gör den lätt att implementera i olika typer av organisationer.
- Främjar teamarbete: Genom att involvera flera personer i processen kan man få olika perspektiv och idéer, vilket kan leda till bättre lösningar.
- Förbättrar problemlösningsförmågan: Regelbunden användning av metoden kan hjälpa team att bli bättre på att identifiera och lösa problem på ett systematiskt sätt.
- Kostnadseffektiv: Eftersom metoden inte kräver dyra verktyg eller resurser, är den ett kostnadseffektivt sätt att förbättra processer och lösa problem.
- Förhindrar återkommande problem: Genom att identifiera och åtgärda rotorsaken minskar risken för att samma problem uppstår igen.
- Främjar en kultur av kontinuerlig förbättring: Regelbunden användning av metoden uppmuntrar till ständiga förbättringar och lärande inom organisationen.
- Ökar medvetenheten om processer: Genom att analysera problem och deras orsaker får teamet en djupare förståelse för de processer de arbetar med.
- Stödjer beslutsfattande: Genom att ha en klar bild av rotorsaken kan bättre och mer informerade beslut fattas.
- Förbättrar kundnöjdhet: Genom att lösa problem vid roten kan man förbättra kvaliteten på produkter och tjänster, vilket leder till nöjdare kunder.
Nackdelar
- Kan vara tidskrävande: Att ställa frågan ”varför” flera gånger kan ta tid, särskilt om problemet är komplext.
- Risk för subjektivitet: Om de som använder metoden inte är objektiva kan de missa den verkliga rotorsaken.
- Begränsad till enkla problem: Metoden fungerar bäst för enklare problem och kan vara mindre effektiv för mer komplexa problem som har flera rotorsaker.
- Kräver erfarenhet och träning: För att metoden ska vara effektiv krävs det att de som använder den har erfarenhet och träning i att ställa rätt frågor och analysera svaren korrekt.
- Kan leda till felaktiga slutsatser: Om man inte ställer rätt frågor eller om man inte har tillräcklig information kan man dra felaktiga slutsatser om rotorsaken.
5 Whys-metoden används i flera Lean-koncept
Dessa koncept hjälper till att skapa en kultur av kontinuerlig förbättring och effektivitet inom organisationer.
- Ishikawa-diagram: Även känt som fiskbensdiagram, används för att identifiera och visualisera möjliga orsaker till ett problem.
- Genchi Genbutsu: En metod som innebär att man går till platsen där arbetet utförs för att observera och förstå problemet direkt.
- Kaizen: En filosofi för kontinuerlig förbättring där små, stegvisa förändringar görs för att förbättra processer och eliminera slöseri.
- PDCA-cykeln: Plan-Do-Check-Act, en iterativ metod för att förbättra processer genom att planera, genomföra, kontrollera och agera på resultatet.
- Root Cause Analysis (RCA): En bredare metod för att identifiera rotorsaker till problem, där 5 Whys ofta är en del av analysen.
- Value Stream Mapping (VSM): En metod för att analysera och förbättra flödet av material och information genom en process.
- Standardized Work: Att skapa och följa standardiserade arbetsmetoder för att säkerställa konsekvent kvalitet och effektivitet.
- Kanban: Ett visuellt system för att hantera arbetsflöden och förbättra produktiviteten genom att begränsa pågående arbete och identifiera flaskhalsar.
- Poka-Yoke: En metod för att förhindra fel genom att designa processer och verktyg som gör det omöjligt att göra misstag.
- Hoshin Kanri: En strategisk planeringsmetod som hjälper organisationer att fokusera på sina viktigaste mål och säkerställa att alla nivåer av organisationen arbetar mot samma mål.
Steg-för-steg guide
- Identifiera problemet: Börja med att tydligt definiera problemet du vill lösa. Det är viktigt att alla inblandade har en gemensam förståelse för vad problemet är.
- Ställ den första ”varför”-frågan: Fråga varför problemet uppstod. Skriv ner svaret.
- Ställ den andra ”varför”-frågan: Baserat på svaret från den första frågan, ställ ”varför” igen. Skriv ner svaret.
- Fortsätt ställa ”varför”-frågor: Upprepa processen tills du har ställt ”varför” fem gånger. Varje svar bör leda dig närmare rotorsaken till problemet.
- Analysera svaren: När du har ställt alla fem ”varför”-frågorna, analysera svaren för att identifiera rotorsaken till problemet.
- Vidta åtgärder: Utveckla och implementera åtgärder för att åtgärda rotorsaken och förhindra att problemet uppstår igen.
- Utvärdera resultatet: Efter att åtgärderna har implementerats, utvärdera resultatet för att säkerställa att problemet har lösts och inte återkommer.
Organisation
Dessa befattningar kan samarbeta för att säkerställa att problem identifieras och löses på ett effektivt sätt, vilket leder till förbättrade processer och resultat.
- Produktionsledare: Ansvarar för att övervaka och förbättra produktionsprocesser.
- Kvalitetsingenjörer: Fokuserar på att säkerställa att produkter och processer uppfyller kvalitetsstandarder.
- Lean-koordinatorer: Arbetar med att implementera och övervaka Lean-metoder inom organisationen.
- Projektledare: Leder projekt och använder 5 Whys för att identifiera och lösa problem som uppstår under projektets gång.
- Underhållspersonal: Använder 5 Whys för att identifiera rotorsaker till maskinfel och andra tekniska problem.
- HR-specialister: Kan använda 5 Whys för att analysera och lösa personalrelaterade problem.
- Verksamhetsutvecklare: Arbetar med att förbättra och effektivisera organisationens processer och använder 5 Whys som en del av sitt verktygslåda.
Behöver ni hjälp att komma igång med konceptet?
Vi erbjuder uppdragsbemanning ex produktionstekniker som en resurs vid genomförandet eller projektledare för bästa styrning. Planerar ni att införa flera Lean koncept, ta då in en Lean Coordinator som hjälper er med en övergripande Lean strategi.
Intresserad?
Rekrytering | Bemanning | Utbildning
mikael@hybridwork.se
073-9282441
”Uppmuntra till inlärning med Green Card certifiering och säkerställ att kompetensen finns för att utföra jobbet eller konceptet – ett win-win för både företaget och för era anställda i deras karriär”
Bygger på en kompetensmatris som visar vilka aktiviteter som ska vara uppfyllda med dess status visualiserat.
”Timelinespel, ett Gamification event. Företagsspel för lättsamt lärande att implementera koncept. Främjar teambuilding och framdrift”
Ett spelupplägg att kunna återkomma till för nya utmaningar. Teamen tränas i att aktivt lära sig och presentera lösningar. Skapar tävlingsmoment.
”IT stödet IKM Manager är programmoduler skräddarsytt direkt för koncepten och stödjer ett standardiserat arbetssätt. Ger samtidigt både framdrift och historik.”
Går att företagsanpassa och vara kopplat mot affärssystem eller visualiseringsprogram ex Power Bi. Har en användarmanual som även visar hur programmet är uppbyggt.
”Ge rätt förutsättning vid införandet av koncepten med en projektplan som har tidsatta aktiviteter och en projektbudget”
Vem gör vad och när? Skapar framdrift. Göra konceptets aktiviteter i rätt tid för att kunna vara klar enligt planerat. Vi hjälper gärna er som extern projektledare.
”Öka möjligheten för den nyrekryterade att lyckas i sin nya tjänst och samtidigt utveckla företaget med att föra in nya koncept – En skräddarsydd individuell Trainéeutbildning med ett schema som visar vad som ska vara uppfyllt.”
Ett trainéeprogram kan innebära att förutom traditionell inlärning och att få tillgång till mentorskap, att få göra intressanta aktiviteter som ex arbetsprover eller leda företagsspel typ våra Timelinespel.
